25.01.2017 | Kanzleimanagement

Kanzleiorganisation: Wer hat Lust auf Mehrarbeit?

Von Alexandra Buba **

Gelegentlich fehlt Steuerberatern der genaue Überblick, welche Mitarbeiter in der Kanzlei bereits bis an die Grenze ausgelastet sind und wo noch Kapazitäten schlummern. Software kann helfen, die Arbeit gerechter zu verteilen und Krankheits- und Urlaubsvertretung besser zu organisieren. STB Web sprach mit StB Daniel Saupe* über seine Erfahrungen.

"Letztlich ist die Planung ein Mittel zur Qualitätssteigerung gegenüber dem Mandanten." (Foto: StB Daniel Saupe)

Daniel Saupe ist ein spontaner Chef. Das sagt der Chemnitzer Steuerberater zumindest von sich selbst. Seine Mitarbeiter unterschreiben dies sicher gern, sie kennen seinen Hang dazu, gerne mal am Montag morgen den kompletten Wochenplan durch ein größeres Zusatzprojekt umzuwerfen. Was nach Chaos und der Suche nach einem bereitwilligen Opfer für das Aufdrücken zusätzlicher Arbeit klingt, fußt in Wahrheit auf einem eigenen Organisationssystem. Dadurch müssen bei Saupes flexibler Planung nicht die Mitarbeiter selbst sehen, wie sie es geregelt kriegen, sondern Software hilft dabei, die Aufgaben genau nach Kapazitäten zu vergeben.

STB Web:
Herr Saupe, warum planen Sie intensiver und flexibler als manche Ihrer Kollegen?

StB Daniel Saupe:
Unsere Kanzlei wächst sei einigen Jahren relativ stark, im Moment haben wir 19 Mitarbeiter. Durch Zukäufe hatten wir teilweise mehrere Standorte und verschiedene Mandantenstämme, und da funktioniert dann nicht mehr, was noch geht, wenn Sie von Zimmer zu Zimmer gehen können: die spontane Absprache von Aufträgen und Projekten.

Deshalb habe ich mich vor zweieinhalb Jahren auf die Suche nach einem Planungsprogramm begeben, das mir anzeigt, wer noch Kapazitäten hat. Es ist wichtig, keine Mitarbeiter zu überlasten, aber zugleich dafür zu sorgen, dass sich niemand auf Kosten der anderen ausruht.

STB Web:
Sie wurden fündig?

StB Daniel Saupe:
Ja, allerdings habe ich mich damals für eine Software entschieden, die es zunächst noch gar nicht gab und wurde dann Testanwender von Tax Time Solutions. Die Anwendung ist webbasiert und agiert unabhängig von Datev und Agenda, die mir beide an der Stelle nicht reichen. Sie haben kein anwenderfreundliches Tool im Angebot, das meine Mitarbeiter sofort bedienen können und wollen. Ein bisschen bunt, ein bisschen schön, das muss es schon sein, sonst will es niemand benutzen.

STB Web:
War es nicht ohnehin schwierig mit der Akzeptanz bei den Mitarbeitern? Fühlten sich diese nicht kontrolliert?

StB Daniel Saupe:
Sagen wir es einmal so: Beschwert hat sich niemand. Aber natürlich hat es bei manchen zu Mehrarbeit geführt. Letztlich ist so etwas aber eine Frage der Kultur in der Kanzlei. Unsere Mitarbeiter sehen auch den Nutzen. Gerade heute kam spontan ein dringender Prüfungsauftrag rein. Dafür brauche ich eine Woche lang einen Mitarbeiter, der die sämtlichen Belege dieses Unternehmens aus den vergangenen zehn Jahre prüft. Wer den Job macht, der kann sich darauf verlassen, dass die anderen Aufgaben, die er in dieser Woche zu erledigen hätte, unkompliziert auf die Kollegen verteilt werden und nicht am Ende auch noch auf ihn warten.

STB Web:
Das klingt nach moderner Dienstleistung. Müssen sich alle Kanzleien in Zukunft so organisieren?

StB Daniel Saupe:
Wer sich das Ganze sparen kann, ist meiner Meinung nach lediglich der Einzelberater ohne Mitarbeiter. Selbst mit ein oder zwei Mitarbeitern ist es schon sinnvoll, auf Technik zu setzen. Natürlich lässt es sich vielleicht noch im Kopf hinkriegen, aber der Fortschritt gibt etwas anderes her.

Wir haben früher mit Excellisten geplant, das ginge vielleicht immer noch irgendwie. Aber es ist nicht mein Anspruch, dass es irgendwie geht. Vor 20 Jahren ging es auch noch ohne PC in unserer Branche.

Letztlich ist die Planung ein Mittel zur Qualitätssteigerung gegenüber dem Mandanten. Wir alle arbeiten unter Stress, und wie schnell sagt man dem Mandanten im Gespräch zu, dass er am kommenden Montag seinen Abschluss hat? Um das auch einhalten zu können, bedarf es der Planung. Zuverlässigkeit ist wichtig.

STB Web:
Effizienzsteigerung steht also gar nicht an erster Stelle?

StB Daniel Saupe:
Natürlich ist sie ein Ziel, aber man hat auch schon vor 20 Jahren versucht, seine Mitarbeiter optimal auszulasten. Ich könnte nicht beziffern, um wie viel effizienter wir heute arbeiten. Wir sind während der Einführung der veränderten Planung immer weiter gewachsen, schon allein deshalb kann ich es an den Zahlen nicht ablesen. Das, was die Software kostet, hat sie aber sicherlich wieder eingespart.

Ich bin grundsätzlich ein technikaffiner Mensch und freue mich, wenn es Lösungen gibt, die mir die Arbeit und das Leben erleichtern. Im Moment sind wir als Berufsstand von der Technik noch eher getrieben als dass wir sie immer ideal nutzen könnten. Das wird sich sicherlich ändern.

STB Web:
Zunächst ist die Implementierung neuer Lösungen aber doch immer mit Aufwand verbunden...

StB Daniel Saupe:
Klar, Sie müssen einen gewissen Einrichtungsaufwand einkalkulieren. Es ist eine Menge zu tun, auch organisatorisch. Aber das lässt sich delegieren, bei uns zum Beispiel an die Teamleiterin, die das super macht. Doch am Ende können Sie einfach so arbeiten, wie Sie wollen. Das ist bei mir eben etwas spontaner. Doch genau dafür sollte Technik meiner Meinung nach am Ende gut sein.

 

* Daniel Saupe ist Steuerberater mit Kanzlei in Chemnitz.

Tax Time Solutions ist eine webbasierte Software zur Mitarbeitereinsatzplanung. Damit lassen sich nicht nur Fristen und der Bearbeitungsstand von Aufgaben, sondern auch freie Kapazitäten der Mitarbeiter in einer Übersicht erkennen. Auch besondere Kompetenzen wie bestimmte Branchenerfahrungen des Teams können hinterlegt werden.

* Das Gespräch führte Alexandra Buba, M. A., freie Wirtschaftsjournalistin

Weitere Informationen unter: www.medientext.com

 

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 25.01.2017, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.