20.04.2016 | Kanzleimanagement

eRechnung für Steuerberater

von Alexandra Buba *

Noch immer sieht das Berufsrecht vor, dass Steuerberater ihre Rechnungen eigenhändig unterschreiben müssen – eigentlich. Denn diese Praxis passt weder ins digitale Zeitalter, noch halten die Kammern tatsächlich an ihr fest, wie ein Praxisbeispiel zeigt.

200.000 Rechnungen wird die ETL-Gruppe ihren Mandanten in diesem Jahr via Mandantenplattform elektronisch zustellen, im kommenden Jahr soll es dann eine Million sein. In Deutschland gehören der Gruppe mittlerweile fast 800 Kanzleien an, ihr Gesamtrechnungsaufkommen liegt bei sieben Millionen Rechnungen. Eine Menge Porto, das sich da sparen ließe, meint man. Tatsächlich spielten die Sachkosten eine Rolle - bei etwa 1,10 Euro pro Rechnung für Porto und Handling kommen da Millionenbeträge zusammen – als die Gruppe 2012 begann, die Rechnungsstellung innerhalb der Gruppe zu digitalisieren.

Foto: StB Torsten Lenk, ETL)

Doch Kosten machten nur einen Teil der Erwägungen aus, auch andere Aspekte spielen eine große Rolle, wie Steuerberater Torsten Lenk, ETL Systeme AG Steuerberatungsgesellschaft, aus Berlin weiß. "Die Rechnung ist kein eigener Akt mehr, wenn ich einfach aufs Knöpfchen drücke, und sie ist weg. Die Emotionen sind weniger. Und mit Rechnungsschreiben verdienen wir keinen Cent." Das gilt nicht nur für den Berater, sondern auch für den Mandanten. Der zahlt digitale Rechnungen in der Regel nicht nur schneller, sondern ist auch für das Thema Lastschrift empfänglicher, wenn ihm ein vollautomatisierter Prozess in Aussicht gestellt wird.

ZUGFeRD ab Herbst 2016

Foto: Claudia Frenzel, ETL

Dazu gehört, dass sich der Mandant nicht mehr um die Zahlungsanweisung kümmern muss und die Steuerberaterrechnung auch gleich automatisch verbucht wird. Möglich ist dies durch den Rechnungsstandard ZUGFeRD. "Ab Herbst wird er bei ETL für eine vollautomatische Rechnungsverbuchung sorgen – auch, aber nicht nur bei der Rechnung des Steuerberaters", so die Projektleiterin Claudia Frenzel. Begonnen hat ETL mit der elektronischen Rechnungsstellung bereits 2012, damals wurden rund 40.000 Rechnungen, die innerhalb der Gruppe zwischen den einzelnen Kanzleien und der Servicezentrale für diverse Dienstleistungen ausgetauscht werden, auf ein elektronisches Verfahren umgestellt.

Als nächster logischer Schritt folgten dann die Rechnungen nach außen. Im Weg stand dem damals noch das Berufsrecht, das zwingend eine eigenhändige Unterschrift des Beraters auf der Rechnung vorsah. Heute gilt die Norm des § 9 StBVV zwar auch noch, allerdings modifiziert durch eine Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer aus dem Jahr 2014.

Keine Unterschrift mehr nötig

Darin heißt es: "Da sich die qualifizierte, elektronische Signatur nicht als praxistauglich erwiesen hat, ist es aus Sicht des Präsidiums der Bundessteuerberaterkammer jedoch möglich, das Unterschriftsformerfordernis des § 9 StBVV durch eine schriftliche individuelle Vereinbarung zwischen Mandant und Steuerberater abzubedingen. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich, den Verzicht in einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Mandanten zu vereinbaren. So kann den Bedürfnissen der Praxis entsprochen werden. Damit ist der Steuerberater in der Lage, dem Auftraggeber die Originalrechnung zum Beispiel im PDF-Format elektronisch zuzusenden." Allerdings entbinde der Grundsatz der eigenverantwortlichen Berufsausübung den Steuerberater nicht davon, selbst die Gebührenrechnung zu erstellen und auch die Verantwortung für deren Richtigkeit zu tragen.

Herumgesprochen hat sich diese Verlautbarung noch nicht überall, zudem ist noch nicht höchstrichterlich entschieden, ob und in welcher Form auf das Unterschriftsformerfordernis verzichtet werden kann. "Für uns ist die Verlautbarung eindeutig und maßgeblich, von daher nutzen wir die Möglichkeit der eRechnung und profitieren von den vielen Vorteilen", sagt Steuerberater Gregor Nettersheim von der BONTAX Steuerberatungsgesellschaft aus Alfter, die zur ETL-Gruppe gehört. Selbstverständlich gibt der Berater auch seine digitalen Rechnungen noch selbst frei – allerdings zeitlich und örtlich unabhängig via Häkchen in der Softwaremaske. Ausgedruckte Rechnungen erhalten die Mandanten nur noch bei größeren Rechnungsbeträgen, die etwa für den Jahresabschluss anfallen.

Schnellen aber nicht die Offenen Posten in die Höhe, wenn der Mandant plötzlich keine Papierrechnung mehr bekommt, war die Frage, die Steuerberaterin Runa Niemann von der ADVITAX Steuerberatungsgesellschaft mbH aus Rostock bewegt hat. Daher hat die ETL-Kanzlei im ersten Schritt zunächst die Lastschriftmandanten umgestellt – mit durchschlagendem Erfolg. "Die Mandanten nehmen das sehr positiv auf, weil sie die E-Rechnung längst aus anderen Bereichen kennen." Besonders schätzten sie aber, dass die Rechnung im Kanzleiportal automatisch archiviert sei, so die Beraterin.

Beratungsthema beim Mandanten

Das verdeutlicht, dass die Frage, ob Steuerberater elektronische Rechnungen verschicken oder nicht, weit mehr als nur den Portoaspekt berührt. "Wir sehen es nicht als technisches Thema, sondern als Beratungsthema. Wir wollen der Erste sein, der das Thema vollautomatischer elektronischer Prozesse beim Mandanten anspricht – nicht deren Softwareanbieter", sagt Lenk. "Wir wollen aber nicht nur die Beratungsführerschaft haben, sondern benötigen die digitalen Prozesse beim Mandanten, um dem Wettbewerbsdruck standzuhalten." Die eigene Rechnung elektronisch zu versenden, ist dabei im Grunde eine Selbstverständlichkeit.

(STB Web)

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 20.04.2016, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.