17.01.2024 | Kanzleimanagement
Die Lizenz zu mehr Effizienz: Alles eine Frage der Digitalisierung?
Von Christoph Buluschek, Agenda
Steuerkanzleien können sich vor Mandatsanfragen kaum retten. Gerne würden sie für die Flut an Anfragen mehr Personal anheuern. Wäre da nicht der Fachkräftemangel: Auf dem Markt herrscht in Sachen Bewerbung Ebbe. Statt neuer Mitarbeiter suchen Steuerberater deswegen nach effizienteren Wegen, um ihrer Arbeitslast gerecht zu werden. Abhilfe schafft die Digitalisierung.
Die Lizenz zu mehr Effizienz findet man in der Steuerberatung vor allem da, wo zu viele Arbeitsschritte den Prozess bislang ausbremsen. Stichwort: die Kommunikation mit den Mandanten. Dieser Beitrag zeigt an Beispielen, wie Kanzleien diese dank der Digitalisierung beschleunigen.
Belegaustausch per Cloud
Um die Finanzbuchhaltung vollständig und korrekt abzuschließen, benötigt die Kanzlei pünktlich und lückenlos alle aktuellen Belege. Nur wenige Mandanten schicken die Unterlagen heute noch postalisch oder bringen die Belege persönlich vorbei. Das Problem: Mandanten wählen gerne unterschiedliche Wege, um der Kanzlei ihre Unterlagen zur Verfügung zu stellen – E-Mail, WhatsApp – die Wege sind dabei vielfältig. Die verschiedenen Kanäle schaffen Chaos in der Steuerkanzlei. Die Belege trudeln kreuz und quer ein und müssen dann gesichtet und richtig zugeordnet werden.
Anders ist das, wenn Steuerkanzleien mit einer Cloudlösung ihres Softwareanbieters arbeiten. Bereits digital vorliegende Belege laden Mandanten einfach hoch. Papierbelege werden mit einer softwarekompatiblen App eingescannt oder fotografiert und anschließend SSL-verschlüsselt an die Kanzlei übermittelt. Wie von selbst läuft die Übermittlung, wenn bereits ein Vorerfassungssystem wie Invoicefetcher oder GetMyInvoices genutzt wird. Die Software übernimmt die Belege dann idealerweise selbstständig über eine Schnittstelle nahtlos aus dem Fremd- ins Kanzleisystem. In der Kanzlei müssen die Belege so nicht erst manuell heruntergeladen und erneut in das System eingelesen werden.
Automatische Belegverknüpfung
Sind die Belege übermittelt, können Mandanten diese sogar direkt aus der Belegverwaltung bezahlen. Eine Texterkennung liest die Belegdaten selbstständig aus und überträgt sie in das Überweisungsformular. Noch zuverlässiger übernimmt die Software die benötigten Informationen, wenn Mandanten die Belegbilder inklusive Belegdaten liefern. Sie überprüfen anschließend lediglich das Formular und ergänzen bei Bedarf fehlende Felder. Anschließend bezahlen sie per PIN/TAN-Verfahren. So sparen sie sich den Umweg über das Online-Banking-Portal ihres Kreditinstituts. Ergeben sich im Nachhinein Fragen, sehen sie ihre Belege später chronologisch sortiert im digitalen Archiv ein oder finden sie per Volltextsuche.
Die Kanzlei profitiert ebenfalls von der Texterkennung: Sie erhält automatisch einen Buchungsvorschlag zu den Belegen. Anstatt lange abzutippen, kann der Vorschlag kurz überprüft und mit einem Klick verbucht werden. Beleg und Buchungssatz sind anschließend digital verknüpft. Das Suchen und Zuordnen der jeweiligen Dateien entfallen.
Zusammenarbeit profitiert durch effizientere Workflows
Ist die Zusammenarbeit so digitalisiert und beschleunigt, bucht die Kanzlei zeitnah. Die praktische Folge: Sie verbessert ihren Service, weil die Auswertungen einfacher aktuell hält. Mandanten können damit ihre Unternehmensziele stets im Auge behalten und rasch auf Veränderungen reagieren, zum Beispiel, wenn bei der Liquiditätsplanung ein Engpass in der Zukunft auffällt. Im Portal sehen Mandanten ihre Kennzahlen selbstständig und übersichtlich ein.
Genauso unabhängig agieren Mandanten beim Freizeichnen von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen. Die Kanzlei schickt die Dokumente per Cloud-Portal. Mandanten sehen sie darin ein, überprüfen und zeichnen sie per Klick frei.
Prozesse fehlerfrei gestalten
Ein solches Cloud-Portal dient nicht nur der sicheren und komfortablen Übermittlung von Dokumenten. Es erleichtert auch ganze Arbeitsprozesse wie zum Beispiel das Führen eines Kassenbuchs. Wird das Kassenbuch per Hand geführt, schleichen sich leicht Fehler ein. In einem Cloud-Portal achtet die Software auf eine chronologische Reihenfolge und stellt sicher, dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht. Anwender erfassen so alle Kassenbewegungen korrekt und GoBD-konform – auch ohne Buchführungskenntnisse. Wurde die Kassenbuchführung abgeschlossen, können seitens der Kanzlei die vorkontierten Kassenbewegungen per Klick in die Buchungserfassung eingelesen werden. Dadurch arbeiten Mandanten und Kanzlei im Tagesgeschäft deutlich effizienter zusammen.
Im Anschluss an die Bearbeitung stellt die Kanzlei gleichwohl alle Dokumente über das Portal zur Verfügung. Ein Beispiel dafür ist die Lohnabrechnung. Die Mitarbeiter des Mandanten können sich die Dokumente eigenständig herunterladen und haben jederzeit unabhängig Zugriff auf ihre Unterlagen.
Digitalisierung als Geschäftsmodell: Nichts ist umsonst
Mit dem Digitalisierungsdruck, der in den vergangenen Jahren durch die Gesellschaft ging, haben sich auch Steuerkanzleien verändert: Kanzleien, die überwiegend mit Papierbelegen arbeiten, gibt es immer weniger. Doch der Digitalisierungsgrad unterscheidet sich. Kanzleien, die nach wie vor Aktenordner annehmen, haben daraus ein Geschäft gemacht: Sie bieten die Digitalisierung der Belege als Dienstleistung an. Damit einher gehen Investitionen in die entsprechende Technologie – wie eine Scannerbox, die die Belege richtig scannt, trennt und direkt richtig zuordnet. Andere Kanzleien arbeiten vollständig digital und nehmen Papierbelege erst gar nicht an.
Wer ein hybrides Modell fährt, sollte sich über die Preisgestaltung Gedanken machen: Liefern Mandanten Unterlagen noch in Papierform an, sollten Kanzleien sich die Digitalisierung-Dienstleistung honorieren lassen. Sprich: Mehr für ein solches Mandat in Rechnung stellen als für eines, das sie vollständig digital abwickeln können.
Der Vorteil: Wer die Digitalisierung als zusätzliche Service-Leistung anbietet, benötigt hierfür nicht unbedingt Steuerfachkräfte als Arbeitskraft. Kanzleien haben also einen größeren Spielraum auf dem Arbeitsmarkt, um potenzielle Kanzlei-Mitarbeiter zu finden.
Autor
Christoph Buluschek ist Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda. Der Software-Hersteller mit Sitz in Rosenheim zählt heute mehr als 350.000 Nutzer. Darunter sind vorwiegend kleine und mittlere Unternehmen sowie Angehörige der steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe. Mehr Informationen unter: www.agenda-software.de/steuerberater/