27.09.2017 | Studie

E-Rechnungen: Systemintegration ist größte Herausforderung für Unternehmen

Elektronische Rechnungen finden in der deutschen Unternehmenspraxis immer höhere Verbreitung und Akzeptanz. Eine aktuelle Studie hat ermittelt, was die Unternehmen bei der Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen aktuell beschäftigt, was die Treiber und Hindernisse sind, und wie Unternehmen die Archivierung gestalten.

Bereits rund die Hälfte der Unternehmen bevorzugt den Versand und den Empfang von Rechnungen in digitaler Form gegenüber klassischen Papierrechnungen. Das zeigt die Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ der Mittelstand 4.0-Agentur Handel, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg durchgeführt hat.

Foto: Holger Seidenschwarz, Projektleiter bei ibi research

Als Haupttreiber für den Trend zur elektronischen Rechnung sehen die Unternehmen Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungsverarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen. „Zur Vorbereitung der Studie haben wir zahlreiche Gespräche mit Unternehmen und Experten geführt. Einige Unternehmen gaben an, dass sie mit 60 Prozent und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie anstatt papierhafter Rechnungen elektronische Rechnungen versenden und die Prozesse auch beim Rechnungseingang digitalisieren. Hier schlummert also auch enormes finanzielles Potenzial.“, so Holger Seidenschwarz, Projektleiter und Verantwortlicher für die Studie beim durchführenden Institut ibi research an der Universität Regensburg.

Schere zwischen kleinen und großen Unternehmen

Die Anpassung der internen Prozesse und die Suche nach in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbaren technischen Lösung sind demnach die größten Herausforderungen für die Unternehmen im Bereich der elektronischen Rechnungsabwicklung. Deutlich zeigt sich aber auch, dass die Schere bei der Prozessdigitalisierung zwischen kleinen und großen Unternehmen auseinandergeht. So haben rund drei Viertel der großen Unternehmen digitale Bearbeitungsprozesse für elektronische Rechnungen und die Hälfte nutzt strukturierte Rechnungsdaten, die vom Versender zur Verfügung gestellt werden. Kleine Unternehmen bearbeiten elektronische Rechnungen dagegen häufig gar nicht selbst im Haus: Knapp ein Viertel von ihnen leitet sie an externe Dienstleister wie den Steuerberater weiter.

Weiterhin hohes Digitalisierungspotential

Bei vielen Unternehmen besteht weiterhin hohes Digitalisierungspotential: So drucken vier von zehn Unternehmen eingehende elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. 42 Prozent erfassen die Rechnungsdaten nochmals manuell in den internen Systemen, obwohl die Rechnungsdaten ja bereits in digitaler Form vorliegen. Wenn Rechnungen in Papierform im Unternehmen eingehen, werden sie von 44 Prozent der befragten Unternehmen auch papierhaft weiterbearbeitet. Nur 29 Prozent der Unternehmen versuchen, die Daten – etwa über Texterkennung (OCR) – automatisiert zu erfassen. Bei eingehenden elektronischen Rechnungen ist das Bild gemischt.

Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation

Neben der organisatorischen und technischen Umsetzung besteht bei den Unternehmen vor allem Informationsbedarf in Bezug auf die rechtliche Situation, insbesondere bei der Archivierung der elektronischen Rechnungen. Gerade in diesem Bereich hat sich aber durch die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) einiges getan. Trotz der Pflicht, elektronische Rechnungen im (digitalen) Original zu archivieren, tun dies rund ein Drittel der kleinen Unternehmen nicht. Und gar 68 Prozent von ihnen haben keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen für Rechnungsbearbeitung und -archivierung. „Hier müssen die Unternehmen weiterhin sensibilisiert und über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten informiert werden“, konstatiert Seidenschwarz.

Für die Studie wurden von Juni bis August 2017 rund 300 Unternehmen aller Branchen und Unternehmensgrößen befragt. Die Umfrage wurde unterstützt und gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Download der Studie:

"Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017"

(ibi / STB Web)