23.04.2020 | Personalgewinnung

Wenn sich der richtige Bewerber nicht bewirbt

Gastbeitrag von Marion Ketteler, Kanzleiprofiling *

Es gibt wohl kaum eine Kanzlei, die nicht regelmäßig auf der Suche nach neuen Mitarbeitern ist. Händeringend wird Fachpersonal gesucht und nicht selten wird einfach jeder, der sich bewirbt, eingestellt, damit man die viele Arbeit bewältigen kann. Doch so tut man weder den sich Bewerbenden noch der Kanzlei etwas Gutes.

Marion Ketteler
Foto: Marion Ketteler, Kanzleiprofiling (© Anita Gryz)

Sind Bewerber erst einmal eingestellt und stellt sich dann heraus, dass die Zusammenarbeit nicht den Erwartungen entspricht, ist der Schaden meist größer als gedacht: Zu den eigentlichen Lohnkosten, denen ja immerhin eine wie auch immer geartete Arbeitsleistung entgegensteht, kommen noch Kosten für das Bewerbungsverfahren selbst und die Kosten der Einarbeitung hinzu. Wenn unterqualifiziertes Personal eingestellt wurde, entstehen häufig zusätzliche Weiterbildungskosten. Und natürlich entsteht auch ein persönlicher Schaden, weil alle Beteiligten Energie, Zeit und persönlichen Einsatz gezeigt und nicht das erwartete Ergebnis erhalten haben.

Genug Gründe, sich damit zu beschäftigen, die passende Bewerberin zu bekommen und nach sechs Monaten Probezeit in glückliche Gesichter zu schauen, weil alle die richtige Entscheidung getroffen haben.

Die Stellenbeschreibung neu formulieren

Um herauszufinden, wer zur Aufgabe und zur Kanzlei passt, sieht man sich zunächst das Aufgabengebiet der zu besetzenden Stelle genau an. Kanzleien machen oft den Fehler, sich nicht genug mit diesem zu beschäftigen. Stattdessen wird einfach ein Bewerber mit der gleichen Qualifikation gesucht, die der alte Stelleninhaber innehatte. Mit einer exakten Stellenbeschreibung für diesen Arbeitsplatz kann später in der Bewerbungsphase viel genauer formuliert werden, welche Qualifikationen die künftige Stelleninhaberin mitbringen sollte. Außerdem kann dabei gleichzeitig überlegt werden, ob sich Strukturen vereinfachen lassen oder das Stellenprofil neu definiert wird.

Wenn jemand beispielsweise zum ganz überwiegenden Teil Buchhaltungen erstellt hat und nur einige wenige Lohnabrechnungen zu seinen Aufgaben gehört haben, ist es vielleicht eine Überlegung wert, diese Lohnabrechnungen zukünftig aus dem Stellenprofil herauszunehmen. Dann kann man in der Akquise nach einem Berufsanfänger schauen, der sich zunächst voll und ganz in den Buchhaltungsbereich einarbeiten kann.

In Alternativen denken

Oder man strukturiert den Arbeitsbereich noch einmal um und wertet ihn auf: Zukünftig soll die Stelleninhaberin dieser Position nicht nur die Buchhaltungen erstellen, sondern auch die dazugehörigen Jahresabschlüsse und Steuererklärungen. Jetzt wird auf einmal eine ganz andere Bewerberin gesucht, die dieses Profil erfüllt.

Eine Idee ist auch, die offene Position zum Anlass zu nehmen und zu überlegen, welche zusätzlichen Aufgaben demnächst entstehen. So kann man z.B. eine Stelle schaffen, die zu 50 Prozent aus Buchhaltung und zu 50 Prozent aus Marketing besteht. Und schon sucht man wieder nach einem anderen Bewerber.

Im Zuge der Erstellung von Stellenbeschreibungen lohnt zudem ein expliziter Blick auf die internen Kanzleiabläufe. Wenn sich alle Mitarbeiter, die ähnliche Tätigkeiten ausüben, darauf einigen müssen, was denn in ihrem Stellenprofil stehen soll, kommen sehr unterschiedliche Arbeitsweisen zutage. Eine gute Gelegenheit, sich zu entscheiden, wie denn zukünftig gearbeitet werden soll und wie Arbeitsweisen konsolidiert werden.

Es ist wirklich wichtig, dass die Mitarbeiter mit in den Prozess der Stellenbeschreibungen involviert sind. So nehmen alle Anteil und können ihre Sicht und ihre Arbeitsweisen untereinander abstimmen.

Nach dem Stellenprofil kommt das Bewerberprofil

Wenn das Stellenprofil entwickelt ist, folgt das Bewerberprofil. Zwei Sichtweisen helfen hier, sich ein besseres Bild vom zukünftigen Mitarbeiter zu machen:

  • Die Steuerberatung wird digital: Das bedeutet, dass es jetzt schon Sinn macht, im Stellenprofil eine technische Affinität des Bewerbers zu berücksichtigen bzw. zu verlangen.
  • Anpassung an den Markt: Zum anderen kann das Bewerberprofil dem aktuellen Markt angepasst werden; vielleicht gibt es heute Ausbildungsberufe, die dem der Steuerfachangestellten nahekommen. Wie wäre es mit einer ausgebildeten Bankkauffrau, die vorher in der Buchhaltung einer Bank gearbeitet hat? Oder mit einem Studienabbrecher aus der IT, dem man einen Ausbildungsplatz anbieten kann?

Über Alternativen zum eigentlichen Berufsprofil nachzudenken, macht heute mehr Sinn denn je: Zum einen entstehen gerade immer neue Ausbildungen und zum anderen wird die Arbeit in Kanzleien immer interdisziplinärer. IT-Spezialisten, Bürokaufleute und Marketingexperten sind keine Seltenheit in größeren Kanzleien mehr. 

Wenn beide Profile erstellt sind, geht es nun darum, die entsprechenden Bewerber auch generieren zu können.

Touchpoints und Prozesse steuern

Es geht also um sogenannte Touchpoints bzw. Kontaktpunkte zu Bewerbern: Wie möchten sie angesprochen werden? Über welche Kanäle kommunizieren sie? Wie kann man auf Karriereportalen Kontakt zu Ihnen knüpfen? Wie sollen sie wiederum Kontakt zur Kanzlei aufnehmen?

Es nützt ja nichts, teure Anzeigen in Printmedien zu bezahlen, wenn die Zielgruppe diese gar nicht liest. Heute geht vielmehr kein Weg an Social Media vorbei. Junge Menschen erreicht man fast ausschließlich dort und auch die älteren nutzen Berufsportale oder internetbasierte Möglichkeiten, um sich nach potenziellen Arbeitgebern umzuschauen.

Häufige Fehler in den Social Media

Nach der Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle geht es auch um die plattformgerechte Ansprache. Einen Facebook-Post zu veröffentlichen, indem man eine gedruckte Seite der Stellenanzeige bei schlechtem Licht abfotografiert und einen kümmerlichen Text dazu schreibt, reicht leider nicht. Auch sollte man diese Aufgabe nicht einfach dem Azubi überlassen, weil er eben jung ist und sich auf den Plattformen schon auskennen wird. Hier ist vielmehr spezialisierte Marketingexpertise gefragt; denn neben einem professionellen Unternehmensprofil geht es hier auch um eine beständige Außendarstellung, die Zeit und Geld kostet. Investiert wird heute nicht in teure Printanzeigen, sondern in die professionelle Pflege und Betreuung der Social-Media-Kanäle und anderer internetbasierten Plattformen wie Xing oder LinkedIn.

Website nicht vergessen

Nichtsdestotrotz schauen Interessenten sofort auf die Kanzlei-Website. Deswegen sollte auch hier ein einladender Eindruck erweckt werden. Ein eigener Bereich „Karriere“ zur ansprechenden Darstellung der eigenen Arbeitgebermarke sollte Pflicht sein, wenn Bewerberinnen und Bewerber gesucht werden. Warum sollte man unbedingt Mitglied des Teams werden wollen? Welche Vergünstigungen, Extras oder Events gibt es? Auf welche Kultur muss sich der Bewerber einstellen?

Das sind alles wichtige Botschaften und überzeugende Argumente, die der Bewerber in seine Bewertung einfließen lässt. Geld und ein warmes Büro mit Kaffee bekommt er neben der vielen Arbeit überall.

Diese sollten dort auch Informationen darüber finden, wie der Bewerbungsprozess ablaufen soll. Wie soll die Bewerberin Kontakt aufnehmen oder sich bewerben? Welche Unterlagen soll sie bei wem einreichen?

Ein planvoller und zügiger Bewerbungsprozess schützt schließlich vor langen Wartezeiten, die Bewerber heute nicht mehr in Kauf nehmen. Schnelle Erreichbarkeit, kurzfristige Rückrufe und Termine sowie eine schnelle Durchsicht der Unterlagen, sollte also ebenfalls Standard sein.

Fazit:

Die richtigen Bewerber zu bekommen, ist kein leichter aber ein sehr lohnenswerter Prozess. Neben der eigentlichen Bewerberansprache werden so die eigenen Prozesse und die Unternehmenskultur beleuchtet. Ohne eine planvolle, strukturierte Vorgehensweise wird es allerdings schwer, die passenden Bewerberinnen und Bewerber erfolgreich anzusprechen.

* Über die Autorin

Marion Ketteler Marion Ketteler kommt aus der Praxis: Über 20 Jahre hat sie als verantwortliche Personalerin in verschiedenen Kanzleien selbst ausgebildet, Mitarbeiter geführt und auch Mandanten betreut. Sie hat sich mit ihrer Firma Kanzleiprofiling (www.kanzleiprofiling.de) auf die Bedürfnisse von Steuerberatungskanzleien spezialisiert. Als ausgebildeter Coach berät und coacht Sie zu allen Fragen der zwischenmenschlichen Zusammenarbeit und der Arbeitsorganisation.