25.05.2023 | Fachartikel

Notfallakte und Vorsorgevollmacht in Unternehmen

Von RAin Susanne Christ, Fachanwältin für Steuerrecht 

Corona hat sehr deutlich gezeigt, was eigentlich jederzeit passieren kann: die Chefin/der Chef fällt plötzlich aus und trotzdem muss der Betrieb weiterlaufen. Davon können auch junge Unternehmen betroffen sein. Gibt es keine Person, die kurzfristig die Geschäfte übernimmt - und dazu auch die rechtliche Befugnis hat - kann ein plötzlicher Ausfall das Unternehmen rasch gefährden. Im folgenden Beitrag werden die wichtigsten Aspekte zu Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügung im Unternehmensbereich dargestellt.

Notfallakte, Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung sollten bei allen Unternehmer*innen auf der To-Do-Liste stehen. (Foto: © iStock.com/jacoblund)

Um für den Fall eines plötzlichen Ausfalls der Geschäftsleitung gut gerüstet zu sein, sollte im Unternehmen eine Notfallakte angelegt werden. Steuerberater*innen sollten ihre Mandantschaft darin bestärken, sich dieses Themas anzunehmen. In einer solchen Notfallakte sollten die notwendigen Arbeitsabläufe des Unternehmens zusammengestellt und alle Angaben zu den hierfür erforderlichen digitalen Zugängen (Zugangskennungen, Passwörter, Sicherungsmaßnahmen) dokumentiert werden.

Diese Notfallakte - ob digital oder analog erstellt - sollte so hinterlegt werden, dass sie einerseits leicht auffindbar ist, andererseits aber auch gut vor missbräuchlicher Verwendung geschützt ist. Hier könnten beispielsweise nahe Angehörige, die zwar nicht über das kaufmännische Know-How des Unternehmens verfügen, dafür aber sehr vertrauenswürdig sind, herangezogen werden und darum gebeten werden, die Notfallakte bei sich zu verwahren und bei Bedarf herauszugeben.

Vorsorgeregelungen überprüfen

Zugleich sollte geprüft werden, ob bei Ausfall der Unternehmensleitung Personen vorhanden sind, die befugt sind, wichtige Entscheidungen für das Unternehmen treffen zu können. Gibt es im Unternehmen selbst niemanden, dem diese Befugnisse schon eingeräumt sind, ist die Erteilung einer Vorsorgevollmacht dringend zu prüfen.

Bei einer Vorsorgevollmacht wird einer Person umfassende Vollmacht erteilt. Eine solche Vollmacht ist grundsätzlich formfrei, sollte aber zu Beweiszwecken schriftlich abgefasst sein. Noch wirkungsvoller ist eine notariell erstellte Vollmacht; diese berechtigt auch zur Vertretung bei Immobiliengeschäften oder im Zusammenhang mit bestimmten Entscheidungen bei einer GmbH. Und häufig wird im Geschäftsverkehr auch nur einer notariell beglaubigten Vollmacht vertraut, insbesondere bei Bankgeschäften.

Achtung! Eine uneingeschränkte Vorsorgevollmacht berechtigt die bevollmächtigte Person wirksam im Namen der vertretenen Person sämtliche Rechtsgeschäfte, wie z.B. die Kündigung eines Mietvertrages, den Kauf einer neuen Maschine oder die Auszahlung von Gehältern, abzuschließen, bei denen eine Stellvertretung zulässig ist. Nur in ganz wenigen Fällen ist eine Stellvertretung unzulässig, etwa bei Eingehung einer Ehe oder dem Verfassen eines Testamentes. Deshalb besteht die Gefahr, dass die Befugnisse missbraucht werden.

Vorschicht bei Einschränkungen

Zwar kann in die Bevollmächtigung eingeschränkt werden, aber eine solche Einschränkung sollte genau bedacht werden. Denn sie kann die bevollmächtigte Person erheblich behindern, wenn sie dann tatsächlich tätig werden muss. Nicht sinnvoll ist es beispielsweise, in die Bevollmächtigung zu schreiben, dass sie nur gelten soll, wenn die Geschäftsleitung nicht handlungsfähig oder erkrankt ist. Denn dann muss die bevollmächtigte Person nachweisen, dass eine Handlungsunfähigkeit oder Erkrankung vorliegt. Dies wäre schon im privaten Bereich sehr hinderlich, im unternehmerischen Bereich kann es sogar geschäftsschädigend sein. Denn häufig soll ja gerade die Erkrankung der Chefin/des Chefs nicht nach außen kommuniziert werden.

Solche Regelungen gehören deshalb nicht in die Vollmacht, sondern sind im Innenverhältnis, nach Möglichkeit schriftlich, festzuhalten. Dabei handelt es sich um einen Vertrag zwischen der bevollmächtigenden und der bevollmächtigten Person darüber, wann und wie die Vollmacht genutzt werden soll.

Die Trennung von Bevollmächtigung und Regelung des Innenverhältnisses (auch "Abstraktheit der Vollmacht" genannt) führt dazu, dass das rechtliche Können größer als das rechtliche Sollen. Missbraucht die bevollmächtigte Person die Vollmacht zu Rechtsgeschäften, die intern nicht erlaubt worden sind, sind diese Rechtsgeschäfte grundsätzlich wirksam(!), begründen aber ggf. einen Schadensersatzanspruch gegenüber der bevollmächtigten Person.

Schutzmaßgaben zur Verhinderung eines Missbrauchs

Schon diese wenigen Ausführungen zeigen, wie wichtig es ist, dass es sich bei der bevollmächtigten Person um eine sehr vertrauenswürdige Person handelt. Zugleich sollten aber auch Schutzmaßnahmen ergriffen werden. So kann die Vollmachtsurkunde zurückbehalten und so hinterlegt werden - etwa beim Ehepartner oder beratenden Fachleuten wie Steuerberater*innen - dass sie erst bei Eintritt des Vorsorgefalles herausgegeben werden. Denn ohne Vollmachtsurkunde werden sich andere Vertragsparteien nicht auf die Vertretung einlassen.

Auch ist es möglich, die Vorsorgevollmacht zu begrenzen, etwa indem Höchstgrenzen eingefügt werden oder bestimmte Rechtsgeschäfte ausgeschlossen werden. Diese können dann auch nicht getätigt werden. Möglich ist es auch, die Vollmacht so zu erteilen, dass zwingend zwei Personen dem Rechtsgeschäft zustimmen müssen, eine sogenannte Gesamtvollmacht. Nachteilig daran ist, dass dafür auch zwei vertrauenswürdige Personen, die sich fachlich gut auskennen, gefunden werden müssen. Zudem wird die Vertretung, wenn stets das Vier-Augen-Prinzip gelten soll, schwerfälliger. Ggf. lassen sich aber auch beide Prinzipien kombinieren, indem die Gesamtvertretung bei besonders gewichtigen Rechtsgeschäften angeordnet wird, während die Einzelvertretung für die alltäglichen Rechtsgeschäfte gelten soll.

Wenn es niemanden gibt, der umfassend vertraut werden kann

Gibt es keine Person, der umfassend vertraut werden kann und wird deshalb (oder aus anderen Gründen) keine Vorsorgevollmacht erteilt, wenn eine Person handlungsunfähig wird, dann wird für diese eine Betreuung angeordnet. Dies kann allerdings einige Zeit dauern. Zuständig dafür ist das Betreuungsgericht. Die vom Betreuungsgericht eingesetzte Person unterliegt der Kontrolle des Gerichts und braucht für besonders wichtige Rechtsgeschäfte die Zustimmung des Betreuungsgerichts. Für seine Tätigkeit erhebt das Betreuungsgericht Gebühren abhängig vom Vermögen der betreuten Person. Diese Kontrolle kann sinnvoll sein, wenn es im Umfeld des Unternehmens keine Person gibt, der eine umfassende Vollmacht ausgestellt werden kann. In der Praxis wird aber häufig auch eine Betreuung angeordnet, obwohl es sehr wohl vertrauenswürdige Personen gibt - und zwar schlicht, weil diesen Personen kein (Vorsorge-)Vollmacht erteilt worden ist. Deshalb ist es so wichtig, sich mit dem Thema Vorsorgevollmacht frühzeitig zu beschäftigen und entsprechende Bevollmächtigung zu erteilen, wenn auf geeignete Personen zurückgegriffen werden kann.

Übrigens: eine Vorsorgevollmacht kann auch jemanden erteilt werden, die/der fachfremd ist, dafür aber umso vertrauenswürdiger. Denn diese Person kann berechtigt werden, Untervollmachten zu erteilen, so dass im Bedarfsfall durch diese vertrauenswürdige, aber fachfremde Person die Stellvertretung im Unternehmen organisiert werden kann. Es liegt auf der Hand, dass hierfür häufig Eheleute gut geeignet sind.

Betreuungsverfügung nicht vergessen

Gibt es im Umfeld keine geeigneten Personen, ist die Anordnung einer Betreuung gut und richtig. Grundsätzlich ist das Betreuungsgericht frei in seiner Entscheidung, wen es mit der Betreuung beauftragt. Hat aber die zu betreuende Person in einer Betreuungsverfügung festgelegt, wer mit der Betreuung beauftragt werden soll, und welche Anforderungen an diese Person zu stellen sind, wird das Betreuungsgericht diese Wünsche, soweit möglich, berücksichtigen.

Tipp: Selbst wenn eine Vorsorgevollmacht nicht erteilt werden soll, sollte deshalb auf jeden Fall eine Betreuungsverfügung verfasst werden und darin die Vorstellungen niedergelegt werden, die im Falle eine Betreuung berücksichtigt werden sollen. So kann darin etwa enthalten sein, wer Betreuer*in werden soll - bzw. wer es keinesfalls werden soll - oder welche Qualifikationen diese Person haben soll und ggf. auch, welche Geschäftspolitik verfolgt werden soll.  Auch diejenigen, die eine Vorsorgevollmacht erstellen, sollten zusätzlich eine Betreuungsverfügung verfassen, für den Fall, dass die Vorsorgevollmacht unwirksam ist/wird.

Eine Vorsorgevollmacht kann jederzeit frei widerrufen werden. Ist sie gegenüber einer dritten Person bekanntgegeben worden, wird sie erst unwirksam, wenn sie dieser Person gegenüber widerrufen wird. Eine notarielle Beurkundung des Widerrufs ist nicht notwendig, und zwar auch dann nicht, wenn die Beurkundung selbst notariell erstellt worden ist.

Von der Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung zu unterscheiden ist die Patient*innenverfügung. Hier geht es um Anweisungen, welche Behandlungsmaßnahmen im Falle einer Erkrankung ergriffen werden sollen, wenn die betreffende Person selbst nicht mehr einwilligungsfähig ist. Im unternehmerischen Bereich hat sie keine Bedeutung. 

Zusammenfassung

Unternehmen, bei denen es intern keine Regelung gibt für den Fall, dass die Unternehmensleitung ausfällt, wie dies bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Soloselbstständigen der Fall ist, sollten eine Notfallakte zusammenstellen und – wenn vertrauenswürdige Personen vorhanden sind – Vorsorgevollmachten ausstellen. Sind solche Personen nicht vorhanden, wird durch das Betreuungsgericht eine Betreuung angeordnet werden, wenn die Chefin/der Chefin handlungsunfähig wird. Mit Hilfe einer Betreuungsverfügung können die Anforderungen, die an die betreuende Person geknüpft werden sollen, festgelegt werden und ggf. auch, welche Geschäftspolitik verfolgt werden soll. Soweit möglich, wird das Betreuungsgericht diese Wünsche berücksichtigen.

Hinweis: In der vorliegenden Übersicht konnten nur einige Aspekte des Themas Vorsorgevollmachten/Betreuungsverfügung beleuchtet werden. Hier es ratsam, sich umfassend in Bezug auf die individuellen Bedürfnisse rechtlich beraten zu lassen. Die Praxiserfahrung zeigt, dass hier ohne Beratung viele Fehler gemacht werden, die zu erheblichen Schwierigkeiten führen, die die Bestand des Unternehmens gefährden können, wenn die Unternehmensleitung plötzlich ausfällt.

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 25.05.2023, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.