25.10.2017 | Kanzleimanagement

Bürogestaltung: "Ein gutes Büro ist ein Maßanzug"

Von Alexandra Buba **  / Interview mit Malte Tschörtner *

In vielen Kanzleien dominiert die Nüchternheit, was Einrichtung und Architektur betrifft. Im Laufe der Jahre hat sich an der Optik wenig verändert, meist sitzen die Mitarbeiter allein oder zu zweit in Einzelbüros. Tatsächlich aber hat der Raum, der uns umgibt, großen Einfluss auf unser Befinden und Handeln, sagt der Architekt Malte Tschörtner, Geschäftsführer der Modal M GmbH. Er berät Kanzleien und Unternehmen, die ihre Bürogestaltung sowohl unter Wirtschaftlichkeits- als auch unter Motivationsaspekten neu planen.

STB Web:
Was unterscheidet eine moderne Büroplanung von dem Idealbild vor zehn oder 15 Jahren?

Foto: © Malte Tschörtner, Modal M GmbH (Foto: Eva Jünger)

Malte Tschörtner:
Gerade gewachsene Kanzleien spüren zunehmend, dass sie ihre Organisation verbessern könnten und die Bürogestaltung dazu ein wesentlicher Hebel ist. Dieser Aspekt der wirtschaftlichen Betrachtungsweise von Raum ist neu. Früher begnügte man sich einfach mit den Rahmenbedingungen, die die Immobilie, innerhalb der das Unternehmen groß geworden ist, hergab. Heute gibt es das klare Ziel, dass das ideale Büro die Produktivität steigern soll und außerdem flächeneffizient ist.

STB Web:
Kann das denn funktionieren?

Malte Tschörtner:
Tatsächlich spielt der Raum, der uns umgibt, eine große Rolle. Wir haben festgestellt, dass die Motivation der Mitarbeiter umso stärker steigt, je individueller und auf die Corporate Identity bezogen die Gestaltung ist. Es geht keineswegs nur darum, sich mit einem ansprechenden Design den Mandanten zu präsentieren.

Mitarbeiter nehmen den schön gebauten Raum sehr wohl war und betrachten ihn als Wertschätzungsfaktor. Die Kommunikation mit meinen Mitarbeitern funktioniert auch über den Büroraum – der eine viel stärkere Wirkung nach innen hat, als viele glauben.

STB Web:
Was macht heute eine gute Bürogestaltung in einer Kanzlei aus?

Malte Tschörtner:
Das ist nicht ganz pauschal zu beantworten. Ein gutes Büro ist in gewisser Weise ein Maßanzug; denn jede Kanzlei hat eine andere Bürokultur und einen anderen Spirit. Ein Punkt ist in jedem Fall relevant: Die Trennung zwischen Mandanten- und Arbeitsbereich. Ihre Ausbildung sorgt nicht nur für die Einhaltung von Vertraulichkeitsaspekten sondern entspannt auch die Arbeit ungemein. Wer nicht damit rechnen muss, außerterminlich auf einen Mandanten zu treffen, unterliegt eventuell auch nicht einem formellen Dresscode. Der Arbeitsprozess und Publikumsverkehr muss man entkoppeln, weil sich die Kanzlei durch Mandantenbereiche präsentieren will und umgekehrt die Mitarbeiter in ihren Bereichen ungestört arbeiten können sollen.

STB Web:
Spielt auch in der Beratungsbranche das Großraumbüro zunehmend eine wichtige Rolle?

Malte Tschörtner:
Ja, das tut es, schon allein deshalb, weil gerade aus dem angelsächsischen Raum massiver Druck auf den Kanzleien lastet, flächeneffizienter zu werden. Dort herrscht schon immer eine andere Kultur als bei uns, wo gerade in den doch eher konservativen Arbeitswelten noch immer das Einzelbüro dominiert.

Tatsache ist, dass auch Kanzleien von offeneren Strukturen profitieren können, wenn sie es denn richtig angehen.

STB Web:
Was bedeutet das?

Malte Tschörtner:
Häufig werden offene Strukturen eingeführt, ohne die Mitarbeiter vorher groß einzubinden. Unter dem Deckmantel von mehr Kommunikation geht es eigentlich nur um Flächeneffizienz. Das wird nicht funktionieren. Steuerberatungskanzleien haben einen hohen Konzentrationsbedarf; wer hier auf ein offenes Konzept setzt, tut gut daran, wirklich angemessene Rückzugsflächen zu schaffen.

Das sind Telefonzellen oder kleinere Besprechungsräume, in denen die Mitarbeiter auch mal privat mit dem Kollegen sprechen können, ohne dass es alle hören. Wichtig ist, den Mitarbeitern nicht einfach das Gefühl zu geben, sie hätten einfach nur drei Wände verloren.

STB Web:
Welchen Rat geben Sie Kanzleien, deren Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten wollen?

Malte Tschörtner:
Das Homeoffice ist für die Kanzlei in erster Linie eine Frage der Gewinnung von Mitarbeiterkapazitäten. Werden organisatorische und kommunikative Grundlagen geschaffen sowie die nötige Infrastruktur wie mobile Endgeräte und Cloud-basierte Datenvorhaltung zur Verfügung gestellt, dann werden auch potenzielle Mitarbeitergruppen erreicht, für die ein statisches Arbeitsplatzmodell nicht funktionieren würde. Halbtagskräfte, freie Mitarbeiter oder ganz einfach Talente, die einem anderen Lebensentwurf folgen.

Diesem Ansatz folgend, lassen sich auch Platzbedarf und Ressourcen einsparen, da nicht für jeden Mitarbeiter ein eigener Arbeitsplatz vorgehalten werden muss, der dann vielleicht nur wenige Stunden im Büro anwesend wäre. Platz wird so freigemacht für Bereiche in denen informeller Austausch oder Rückzug möglich ist.

Je weniger statisch die Tätigkeiten ausgeübt werden können und je mehr Möglichkeiten des Arbeitens zur Verfügung gestellt werden – beispielsweise konzentriert in einem Think Tank oder interagierend mit einem Kollegen in einem kleinem Besprechungsraum – desto mehr wird die Bürofläche als Plattform angesehen und die Akzeptanz für einen Abschied vom persönlichen Arbeitsplatz steigt.

Dies kann möglicherweise über eine offenere Struktur gelingen, wo ich auch mal in der Lounge arbeite oder im Fokusraum. Voraussetzung dafür ist natürlich eine entsprechende technische Infrastruktur.

STB Web:
Was ist die Hauptmotivation der Kanzleiinhaber, die sich von Ihnen beraten lassen?

Malte Tschörtner:
Neben dem schon angesprochenen Motiv des Drucks aus dem internationalen Netzwerk ist der Anlass häufig akuter Platzmangel. Kanzleien wachsen, die Räume reichen nicht mehr, vielleicht wurden noch Flächen im Nachbargebäude angemietet. Wir versuchen dann, die Organisation und die Strukturen zu verbessern, die einfach organisch gewachsen sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der „War for Talents“. Die heutige, junge Mitarbeitergeneration hat andere Ansprüche an ihr Arbeitsumfeld als vorangegangene Generationen. Die jüngste Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO belegt sogar, dass 83 Prozent der Generation-Y-Angehörigen die Arbeitsumgebung und -ausstattung als wichtiger empfinden als finanzielle Anreize und Boni – und damit ist nicht mehr das Eckzimmerbüro als Karriereziel gemeint. Das wissen mittlerweile auch die Kanzleien und gestalten ihre Arbeitsbereiche entsprechend neu.

 

* Malte Tschörtner, Geschäftsführer der Modal M GmbH und Director conceptsued gmbh. Der Berater und Architekt hat sich auf das Thema „Büro und Arbeitswelten“ spezialisiert. Weitere Informationen: www.cs-mm.com

** Autorin:

Alexandra Buba ist freie Journalistin und spezialisiert auf die Themen der Steuerberatungsbranche. Ihr besonderer Schwerpunkt sind Management- und IT-Themen (www.medientext.com). Sie schreibt regelmäßig für die STB Web-Redaktion.

 

 

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 25.10.2017, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.