19.10.2023 | Interview
»Dem Feng Shui geht's gut«
Von Manuel Maurer / Interview mit Stefan Kaumeier *
Wer Buchhaltung macht, kennt das Unwohlsein, das einen befällt, wenn ein Verrechnungskonto nicht aufgeht. Da ist man zerknirscht, da möchte man auch nicht heimgehen. Deshalb zielt Stefan Kaumeier, Geschäftsführer von dekodi - Deutscher Konverterdienst GmbH, bei der Entwicklung von Automatisierungslösungen in der Buchhaltung auf ein gutes Feng Shui. "Dann ist man mit seiner Buchhaltung in der Mitte, die Energie fließt durch einen hindurch und es ist einfach cool, Buchhaltung zu machen" so der Betriebswirt und Software-Entwickler aus Franken. Das haben wir uns gern einmal angeschaut!
STB Web:
Herr Kaumeier, Sie werben zur Zeit mit einer Automatisierungslösung für die Buchhaltung von Zahnarztpraxen und haben hierzu ein Pilotprojekt mit einer Hamburger Kanzlei durchgeführt. Wie kam es zu dieser Zusammenarbeit?
Stefan Kaumeier:
Wir sind auf das Thema durch die Anfrage der Kanzlei Dr. Heinsohn & Partner gekommen. Die Kanzlei betreut eine größere Zahnarztpraxis und benötigte trotz selbst entwickelter Excel-Tools rund 8 Stunden für die Buchhaltung. Wir bei dekodi erleben seit circa 3 Jahren eine erhöhte Nachfrage nach Automatisierungslösungen in der Medizin. Da der Mandant unserer Pilotkanzlei Dampsoft – das ist der Marktführer für Zahnarzt-Software in Deutschland – einsetzt, war es für uns eine sehr gute Gelegenheit, in den Bereich der Buchhaltungsautomatisierung im zahnmedizinischen Bereich einzusteigen.
STB Web:
Sind Heilberufler-Buchhaltungen in der Regel nicht ohnehin denkbar einfach, Stichwort: Ist-Versteuerung und Summenbuchung? Hat die Implementierung zusätzlicher Prozesse hier überhaupt einen nennenswerten Nutzen?
Stefan Kaumeier:
Richtig, die Heilberufler-Buchhaltungen werden denkbar einfach abgewickelt – in der Regel werden nur gezahlte Rechnungen und oft auch nur Summen gebucht. Tatsächlich ist das vermeintlich Einfache hier aber nur deshalb einfach, weil niemand die Gesamtprozesskosten, den Total Cost of Ownership, kurz: TCO, im Blick hat. Was nützt mir das einfache Buchen, wenn die teure und knappe Jahresabschlusskraft Stunden mit Kontenbereinigungen und Differenzensuche verschwendet?
Unsere Pilotkanzlei benötigt heute noch rund 15 Minuten für die Verbuchung von 750 bis 900 Ausgangsrechnungen und dem anschließenden Abgleich mit dem Abrechnungsdienstleister BFS health finance GmbH. Hierbei sprechen wir von einer offenen Posten-Buchhaltung, einschließlich Verprobung – und zwar sowohl vollständig als auch summarisch.
Bei der "einfachen Methode" dauert schon das Ausrechnen der Buchungsbeträge länger als bei uns der gesamte Buchungsprozess. Das Problem ist, dass in den Steuerkanzleien oft an veralteten Prozessen festgehalten wird und diese auch in Zeiten von Personalnot und Tax Compliance nicht hinterfragt werden.
Oft wird selbst in Zeiten von Personalnot und Tax Compliance noch an veralteten Prozessen festgehalten.
STB Web:
Und wo setzen Sie technisch an? Zahnarzt-Programme wie Dampsoft verfügen doch sicherlich bereits über praktikable Schnittstellen zu den gängigen Fibu-Programmen...
Stefan Kaumeier:
Dampsoft selbst bietet eine eigene FiBu für EÜR an, für die es dann auch eine Datev-Schnittstelle gibt. Eine "direkte" Datev-Schnittstelle gibt es meines Wissens nach nicht. Die Frage ist ja nicht nur, ob es eine Datev-Schnittstelle gibt, sondern viel mehr die Logik der darin enthaltenen Buchungssätze. Hier gehen wir einen anderen Weg: Unser DentKon importiert aus Dampsoft lediglich die Rechnungsdaten. Die Buchungslogik selbst wird dann vom Buchhalter in unserer Software festgelegt. Damit kann nahezu jede gewünschte Buchungslogik umgesetzt werden und der Buchhalter bleibt Herr des Verfahrens.
STB Web:
Wie stellt Ihre Lösung denn sicher, dass am Ende alles passt? Wie läuft die Verprobung?
Stefan Kaumeier:
Ganz einfach – genauso, wie ein guter Buchhalter das auch tut: Sie kontrolliert, ob die Beleg-Nummern fortlaufend sind und auch keine Nummern doppelt vorkommen. Außerdem saldiert DentKon die eigenen Buchungen und prüft, ob die Summe der verbuchten Erlöse auch der Summe des Rechnungsausgangsbuches entspricht. Dabei werden auch Storni und sogar 0-Rechnungen berücksichtigt. Vor allem gibt es dem Buchhalter ein Gefühl der Sicherheit. Das Gefühl ist so gut, dass die Buchhalter noch nicht mal mehr einen Beleg sehen möchten. Die haben ein mega gutes Feng-Shui.
Vor allem gibt es dem Buchhalter ein Gefühl der Sicherheit.
STB Web:
Wir haben viel über Buchhaltung und Technik gesprochen, welche betriebswirtschaftlichen Vorteile hat das Ganze für die Kanzlei? Sie brauchen doch am Ende wieder mehr höher qualifiziertes Fachpersonal und haben trotz Zeitgewinn wahrscheinlich höhere Gesamtkosten für einen komplexeren Prozess als vorher.
Stefan Kaumeier:
Für uns ist DentKon eine neue Generation Software, die so viel Sicherheit und Verlässlichkeit gibt, dass Teilprozesse des Buchhaltungsvorgangs nicht mehr durch knappe und überlastete Fachkräfte abgewickelt werden müssen. Diese Teilprozesse können nun durch Mitarbeiter, die nicht das fachliche Niveau beispielsweise einer Steuerfachangestellten haben, erledigt werden. Neben der massiven Zeiteinsparung kann die Steuerkanzlei nun auch auf "artverwandtes" Fachpersonal, wie Büro- oder Industriekaufleute zurückgreifen. Unterm Strich sinken die Gesamtkosten massiv – Stichwort: TCO.
STB Web:
Inwieweit ist Ihre Lösung eigentlich anschlussfähig an KI-Anwendungen, etwa maschinelle Lernverfahren? Sind Sie da auch schon dran bei dekodi?
Fragen Sie mal eine KI, wie die auf einen bestimmten Buchungssatz kommt.
Stefan Kaumeier:
Ja, wir selbst nutzen KI bereits im Marketing und in der Softwareentwicklung. Im Bereich Buchhaltung und Automatisierung im Rechnungswesen setzen wir auf regelbasierte Systeme. Diese haben den Vorteil, dass der Mensch sein Wissen explizit an eine Maschine überträgt, anstatt diese anzulernen. Dadurch ergibt sich eine nachvollziehbare Buchungslogik, die auch sicherstellt, dass Fehler schnell und zuverlässig erkannt werden. Letztendlich kann die Logik, die in der Software hinterlegt wurde, einfach abgelesen und dokumentiert werden und erfüllt so ganz nebenbei auch die GoBD. Fragen Sie mal eine KI, wie die auf einen bestimmten Buchungssatz kommt…
STB Web:
Und was macht nun das Feng Shui Ihrer Hamburger Referenzkanzlei?
Stefan Kaumeier:
Dem Feng Shui geht's gut. Die Energie fließt... aber nicht mehr zum Tippen. Wir haben sozusagen bewiesen, dass es geht: Buchhaltung machen, ohne Buchhaltung zu machen.
Zur Person
Stefan Kaumeier ist Geschäftsführer von dekodi - Deutscher Konverterdienst GmbH aus Fürth (www.dekodi.de). Das Unternehmen bietet seit 2014 Konverter- und Schnittstellenlösungen für das prozessoptimierte Rechnungswesen. Im Zentrum steht dabei die betriebswirtschaftliche Perspektive. dekodi beschäftigt 15 Mitarbeitende.
Manuel Maurer ist Herausgeber und Chefredakteur von STB Web (www.stb-web.de). Daneben berät und unterstützt er Kanzleien rund um ihre Kanzlei-Website und hat sich auf Content-Marketing-Konzepte spezialisiert. Kontakt auf LinkedIn
Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 19.10.2023, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.