20.05.2015 | Beratungsfelder

GoBD - Ordnung im Schuhkarton

von Alexandra Buba *

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – gelten seit Anfang des Jahres. Wirklich neu sind daran sind nur wenige Aspekte, nur etwa ein Drittel des gesamten Inhalts hat überhaupt mit IT zu tun. Das liegt daran, dass sich die GoBD vor allem als dringender Appell der Finanzverwaltung verstehen lassen, bestehende Vorschriften doch genauer zu einzuhalten als dies bislang oftmals der Fall ist. Die Beraterschaft ist zwiespältig, ob es notwendig ist, sich damit intensiver zu beschäftigen – zumindest zum jetzigen Zeitpunkt. Warum es sich dennoch lohnt!

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Tatsächlich wird es die Prüfungspraxis zeigen, letzte Sicherheit werden die ersten Verfahren der Finanzgerichte geben: Ob und wie vehement die Finanzverwaltung auf die Einhaltung ihrer Ende November veröffentlichten GoBD dringt. Momentan ist dies spekulativ, wenngleich viele Experten davon ausgehen, dass die Prüfer es künftig durchaus genauer nehmen werden und zumindest in zweifelhaften Fällen ein gutes Argument mehr finden, wenn sich Mandanten nicht an die GoBD halten. Viele Berater verfahren aber derzeit nach der Devise „Aussitzen“.

Ungeachtet der Tatsache, dass diesem Tun die fragwürdige Haltung innewohnt, dass Normen grundsätzlich nur zu beachten sind, wenn Sanktion droht, ist das Abwarten auch insofern schwierig, als jetzt bereits Daten verloren gehen. Sie lassen sich nachträglich nicht mehr rekonstruieren, sofern Berater und Mandant zu einem späteren Zeitpunkt doch übereinkommen, es mit den Vorschriften genauer zu nehmen. Betroffen sind zum einen die digital ein- und ausgehenden Rechnungen bei den Mandanten, zum anderen aber auch die Daten aus Vorsystemen, die ebenfalls archiviert werden müssen – also etwa aus der Zeiterfassung der Mitarbeiter, aus der elektronischen Kasse, der Materialwirtschaft oder aus elektronischen Waagen.

Digitale Archivierung ist Pflicht

Im Grunde galt dies auch bislang schon, aber die GoBD machen noch einmal deutlich, dass elektronische Rechnungen, die ein Unternehmen erhält, unbedingt im Originalformat aufzubewahren sind. Die E-Mail, die die Rechnung übermittelt, darf dagegen gelöscht werden – das ist im Übrigen eine der echten Neuerungen der GoBD. Bei einer elektronisch empfangenen oder gestellten Rechnung genügt keineswegs ein Papierausdruck. Laut einer aktuellen Studie (Mai 2015) der Universität Regensburg archivieren aber nur drei Viertel der Unternehmen elektronische eingegangene Rechnungen überhaupt in irgendeiner Form digital.

Korrekt ist nur, die Datei so zu archivieren, dass sie unveränderbar ist. Das ist keinesfalls bei word- excel- oder einfachen pdf-Formaten der Fall, die schlicht in einer Ordnerstruktur auf der Festplatte abgelegt werden; die GoBD thematisieren diese Formate explizit. Revisionssicher archivieren Unternehmen ihre elektronischen Belege zum Beispiel in einem DMS, das sämtliche Veränderungen und Versionen dokumentiert, oder durch das regelmäßige Sichern auf externen Datenträgern oder einen dokumentierten Zugriffsschutz.

Jahresbuchführung weiter möglich

Für viel Verwirrung in der Zeit nach der Veröffentlichung hat zudem der Begriff „Erfassung“ gesorgt. Dadurch, dass diese zeitnah zu erledigen sei, könnten Steuerberater überhaupt nicht mehr quartals- oder gar jahresweise buchen. Das ist mitnichten der Fall, wie die Finanzverwaltung inzwischen klargestellt hat. Eine quartalsweise oder Jahresbuchung ist schlichtweg an die Voraussetzung gebunden, dass die Belege bis dahin unveränderbar, zeitgerecht, richtig, geordnet und vollständig erfasst wurden. Das gewährleisten Unternehmer in der Papierwelt etwa durch die Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern, durch eine fortlaufenden Nummerierung oder ein Rechnungseingangsbuch, in der virtuellen durch besagte Maßnahmen zur Archivierung.

Werden bereits Buchungen digital (vor-)erfasst, so ist dies auch kein Problem, sie müssen lediglich zu einem bestimmten Zeitpunkt – als Orientierung dient die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung – festgeschrieben werden. Einige Softwarehersteller habe angekündigt, dies in ihren Programmen so umzusetzen, dass der Nutzer dazu automatisch aufgefordert wird und dies auch nicht umgehen kann. Jede nachträgliche Änderung wird dann protokolliert. Die Pflicht dazu gibt es im Übrigen bereits von der ersten Eingabe an auch dann, wenn Unternehmen ihren Rechnungseingang in einem digitalen Rechnungseingangsbuch erfassen.

Beratungsfall EÜR-Mandant

Galt bislang, dass kleine und kleinste Unternehmen Erleichterungen bei der Gewinnermittlung genießen, so trifft dies künftig für die Buchführung ganz explizit nicht mehr zu. Denn die GoBD umfassen auch EÜR-Mandanten und führen gleich ein relevantes Gerichtsurteil an, das besagt, es sei Unternehmen ganz unabhängig von ihrer Größe zuzumuten, den erforderlichen Aufwand zu betreiben, dass ihre Bücher dem Gesetz entsprächen.

„Da tut sich Beratungsbedarf auf“, weiß Steuerberater Frank Stannek aus Leimen aus der Praxis. „Wir überprüfen jede Finanzbuchhaltung bezüglich der neuen Kriterien und fragen gegebenenfalls bei den Mandanten nach, ob entsprechende Datensicherungen im Einsatz sind, bzw. ob bei der Verwendung von Kassen- oder ähnlichen Systemen die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Er hat bereits ein Rundschreiben versendet und für die Finanzbuchführungsmitarbeiter, nach vorheriger Schulung, eine entsprechende Checkliste entworfen, so dass Problemfelder erkannt und dann beim Mandanten gezielt angesprochen werden.

Verfahrensdokumentation (k)ein Muss

Ob die Mandaten dies dann freilich umsetzen, ist eine andere Frage und betrifft vielleicht im Besonderen die Verfahrensdokumentation. Die GoBD verlangen sie zwar, billigen aber auch demjenigen, der sie nicht oder nicht vollständig erstellt eine ordnungsgemäße Buchführung zu. Was lässt sich da dem Mandanten raten? Vielleicht ganz schlicht das Nachdenken darüber, dass eine Verfahrensdokumentation im Zweifelsfall auch Argumente für und nicht nur gegen sein Vorgehen liefert und zudem hilft, Klarheit über die eigenen Prozesse zu gewinnen.

Aus der Pflicht eine Tugend machen lässt sich mit den GoBD ganz insgesamt. So nützen sie Beratern in der Kommunikation mit den Mandanten, indem sie ein gutes Argument dafür liefern, auf das digitale Belegwesen umzustellen. Außerdem verschaffen sie Beratern einen Einstieg in die Prozessberatung - knapp jedes zehnte Unternehmen hält zum Beispiel die Rechtskonformität seiner elektronischen Archivierung laut Studie selbst für mangelhaft oder ungenügend. Zudem helfen die GoBD, sich durch besondere Kompetenz und individuelle Kenntnis des Mandantenunternehmens von günstigeren Buchführungsalternativen abzugrenzen.


Weiterführende Informationen:

Die GoBD im Originaltext beim BMF

 

* Hinweise zur Autorin:

Alexandra Buba, Nürnberg, ist freie Journalistin und spezialisiert auf die Themen der Steuerberatungsbranche. Ihr besonderer Schwerpunkt sind Management- und IT-Themen.

Weitere Informationen unter:

www.medientext.com

 

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 20.05.2015, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.