22.04.2015 | Beratertipp
Fehlerhafte Rechnungen - nervt der Steuerberater zu Recht?
Von Susanne Christ, Rechtsanwältin/Fachanwältin für Steuerrecht, Köln *
Nicht ordnungsgemäße Rechnungen sind Mandanten, oftmals aber mehr noch ihren Steuerberaterinnen und Steuerberatern ein Dorn im Auge. Denn fehlen die vom Umsatzsteuergesetz geforderten Angaben in der Rechnung, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verwehren. Deshalb wird die Prüfung der Rechnungen von Steuerberatern sehr ernst genommen. Bei Fehlern auch in Rechnungen mit geringeren Beträgen werden die Mandanten konsequent aufgefordert, die betreffende Rechnung korrigieren zu lassen.
Aber ist die Finanzverwaltung wirklich so kleinlich, wie Steuerberater immer behaupten? In Betriebsprüfungen werden fehlerhafte Abrechnungen nicht immer bemängelt, so dass der Eindruck entstehen kann, dass das mit den Rechnungen doch nicht so schlimm sei. Doch das ist ein Trugschluss. Denn sollte die Finanzverwaltung - vor allem im Rahmen einer Betriebsprüfung - eine fehlerhafte Rechnung dann doch bemängeln, hat das, zumindest bei einer hohen Rechnungssumme, schmerzhafte Folgen: Die bereits aus der Rechnung in Anspruch genommene Vorsteuer wird zurückgefordert. Hinzukommen noch die Zinsen von 6 % jährlich auf die zurückgeforderte Summe.
Anhängige Verfahren zur rückwirkenden Rechnungskorrektur
Zwar besteht die Möglichkeit, die Rechnung auch nach Jahren noch korrigieren zu lassen. Doch der Vorsteuerabzug entsteht nach Auffassung der Finanzverwaltung dann erst im Zeitpunkt der Ausstellung einer korrekten Rechnung, also erst im Zeitpunkt der Berichtigung. Die Zinsbelastung, die aufgrund der Rückforderung der Vorsteuer entstanden ist, bleibt auch bei Korrektur der Rechnung bestehen. Zumindest handhabt das die Finanzverwaltung derzeit so. Allerdings sind zu der Frage, ob die Korrektur der Rechnung auch rückwirkend möglich ist, Verfahren sowohl beim EUGH als auch beim BFH anhängig. Betroffene sollten also gegen die Weigerung der Finanzverwaltung, die Rückwirkung anzuerkennen, Einspruch einlegen und das Ruhen des Verfahrens bis zur Entscheidung des BFH/EUGH beantragen.
Scheitert eine Korrektur, weil der Vertragspartner nicht mehr auffindbar ist oder sich weigert, nach so langer Zeit noch die Rechnung zu ändern, werden die Vorsteuern vom Finanzamt endgültig nicht erstattet. Mit anderen Worten: der Mandant trägt neben der Zinsbelastung auf jeden Fall das Risiko, den Vorsteuerabzug endgültig zu verlieren, wenn die Rechnung nicht mehr korrigiert wird. Deshalb ist es die Aufgabe der Steuerberaterinnen und Steuerberater, Mandanten immer wieder erneut auf fehlerhafte Rechnungen hinzuweisen, auch auf die Gefahr hin, die Mandanten damit zu nerven.
Elektronische Rechnungen werden immer beliebter
Immer häufiger werden Rechnungen nicht mehr per Post versandt, sondern elektronisch übermittelt. Diese müssen genau dieselben Angaben enthalten wie die Rechnungen auf Papier. Besonderheiten gelten in Bezug auf die Aufbewahrung. Sie müssen elektronisch gespeichert werden und zwar auf einem Speichermedium, dass nicht mehr geändert werden kann, etwa eine nicht überschreibbare CD oder DVD. Wichtig ist, dass diese CD wegen der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren eine solch lange Lebensdauer hat. Entgegen anderslautender Gerüchte ist es jedoch nicht erforderlich, auch die E-Mails, mit denen elektronische Rechnungen oft übermittelt werden, zu speichern, es sei denn, die E-Mail selbst enthält wesentliche Angaben. E-Mails sind nach einem Erlass der Finanzverwaltung von Ende 2014 vergleichbar mit dem Briefumschlag, der auch nicht aufbewahrt werden muss. Nicht ausreichend ist es, elektronische Rechnungen auszudrucken; elektronische Rechnungen müssen zwingend elektronisch abgelegt werden.
Hinweis zu Thermopapierrechnungen: Thermopapierrechnungen sind sehr beliebt, haben aber den Makel, dass sie schnell verblassen. Diese sollten Sie deshalb kopieren. Die Finanzverwaltung ist sogar damit einverstanden, wenn Sie dann die Originalthermopapierrechnung wegschmeißen!
Checkliste: Zwingende Angaben auf einer Rechnung
Die Frage nach den Anforderungen an eine Rechnung kommt sich in der Beratungspraxis immer wieder auf. Hier kann es hilfreich sein, den Mandanten eine Checkliste mit den wesentlichen Angaben einer Rechnung zur Verfügung zu stellen. Diese haben wir Ihnen nachfolgend zusammengestellt.
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Zwingende Angaben einer Rechnung )* |
Anmerkungen |
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Name, ggf. Firma und Anschrift der beiden Vertragspartner |
Genannt werden müssen das leistende Unternehmen und der Leistungsempfänger. |
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Steuernummer des Rechnungsausstellers bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
USt-Identifikationsnummer wird Unternehmen erteilt, die umsatzsteuerpflichtig sind, für die also von der Finanzverwaltung ein sog. „U“-Signal gesetzt wird; die Verwendung der USt-Identifikationsnummer ist sinnvoll, weil diese sich nicht ändert; die Steuernummer ändert sich beispielsweise, wenn wegen Umzug ein anderes Finanzamt zuständig wird oder wenn das Finanzamt selbst umstrukturiert. |
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Ausstellungsdatum |
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Rechnungsnummer |
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Leistungsbeschreibung |
Angabe von Menge und Art der Lieferung bzw. Art der sonstigen Leistung, in der Regel reicht die handelsübliche Bezeichnung. |
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Leistungszeitpunkt |
Der Leistungszeitpunkt wird in Rechnungen gern vergessen, das Ausstellungsdatum allein reicht nicht; Hilfreich ist folgender Zusatz auf der Rechnung: „wenn nicht anders vermerkt, ist das Ausstellungdatum auch der Lieferzeitpunkt“. |
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Nettoentgelt |
Ist eine Minderung des Entgeltes, insbesondere ein Skonto vereinbart, muss dies auch in der Rechnung aufgeführt werden. |
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Steuersatz und Umsatzsteuer |
In Taxirechnungen fehlt oftmals die Angabe Steuersatzes, hier sollte besonders darauf geachtet werden. Bruttoentgelt muss nicht zwingend angegeben werden, auch wenn diese Angabe sinnvoll ist. |
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Ggf. Hinweise auf Aufbewahrungspflichten |
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Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Art der Steuerbefreiung |
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*) bei Rechnungen bis 150 EUR inclusive Umsatzsteuer gelten Erleichterungen
Praxishinweis:
Erkennt der Mandant, ggf. nach einem entsprechenden Hinweis durch den Steuerberater, dass die Rechnung nicht ordnungsgemäß ist, sollte er sich um Berichtigung bemühen, bevor er die Rechnung bezahlt. Denn solange die Rechnung noch nicht bezahlt ist, wird der Auftragnehmer eher bereit sein, die erforderliche Korrektur vorzunehmen. Deshalb sollten Sie Ihren Mandanten raten, Eingangsrechnungen möglichst frühzeitig zu prüfen und die Zahlung der Rechnung von der Korrektur abhängig zu machen. Ermuntern Sie Ihre Mandanten, hohe Rechnungen vorab von Ihnen überprüfen zu lassen. Weigert sich der Vertragspartner, die Rechnung zu ändern, kann es ratsam sein, von der Rechnungssumme die Umsatzsteuer zurückzubehalten. Wird nur der Nettobetrag gezahlt, ist es ja kein Nachteil, dass kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.
* Über die Autorin:
Susanne Christ ist Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht. Sie führt eine eigene Steuer- und Wirtschaftskanzlei in Köln und ist die Sprecherin des Erbrechtsausschusses des Kölner Anwaltsvereins. Susanne Christ ist langjährige Fachautorin der Haufe Mediengruppe und Dozentin in den Bereichen Einkommen-, Umsatz- und Erbschaftssteuer. Sie schreibt auch regelmäßig Fachartikel und Kommentare bei STB Web.
E-Mail: s.christ@netcologne.de
Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 22.04.2015, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.