24.09.2026 | Kanzleimanagement/Praxistipps

Keine Zeit für die Zukunft – oder: Was keine Frist hat, bleibt liegen

Von Zach Davis

Zukunftsthemen wie neue Beratungsfelder oder der sinnvolle Einsatz neuer Werkzeuge verlieren im Tagesgeschäft fast immer. Sie haben keine Deadline, keinen Mandanten, der nachfragt, und keine Frist, die droht. Der Fehler liegt darin, Zeit für Zukunftsthemen nicht genauso zu behandeln, wie Zeit für Mandatsarbeit. Fünf Stellschrauben für Kanzleileitungen, um Zukunftsthemen im Tagesgeschäft mehr Raum zu geben.

Was wichtig, aber nicht dringend ist, braucht einen festen Platz im Kalender. (Foto: © iStock.com/Jacob Ammentorp Lund)

"Ich würde ja gerne mehr Beratung anbieten. Ich würde ja gerne KI in der Kanzlei einsetzen. Ich würde ja gerne die eine oder andere Zukunftsfrage angehen. Aber mir fehlt schlicht die Zeit." Diesen Satz, oder eine Variante davon, hört man in Steuerberatungskanzleien inzwischen fast täglich. Das Tückische daran: Er klingt nach einer ehrlichen, nachvollziehbaren Feststellung. Tatsächlich ist er der Anfang eines teuren Problems. Denn wer diesem Muster über Jahre folgt, wird dem eigenen Anspruch als Berater nicht mehr gerecht. Und das Bittere dabei: Ausgerechnet in der Zeit, die angeblich fehlt, würde man mit einem beherzten "Ja" zu neuen Themen beim Mandanten mehr verdienen, nicht weniger.

Der Ist-Zustand: Ein ehrlicher Blick auf die eigene Kanzlei

Bevor wir zur Lösung kommen, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf den Ist-Zustand. Wie viele Stunden pro Woche investiert Ihre Kanzlei tatsächlich in ihre eigene Zukunftsfähigkeit, also in Themen wie neue Beratungsfelder, den sinnvollen Einsatz neuer Werkzeuge oder die Weiterentwicklung der Kanzlei selbst? 0 bis 2 Stunden? 3 bis 5? Mehr als 5?

Die meisten Kanzleiinhaber landen bei der ersten Kategorie. Nicht, weil ihnen die Themen egal wären, sondern weil diese Stunden nie bewusst eingeplant wurden. Sie waren einfach das, was übrig bleiben sollte, wenn alles andere erledigt ist. Und da im Kanzleialltag nie alles andere erledigt ist, bleibt am Ende: fast nichts.

Drei Hebel für Entwicklung

Wie kommt eine Kanzlei aus diesem Muster heraus? Es gibt drei Hebel, um sich zusätzliche Zeit für Zukunftsthemen zu verschaffen:

• Hebel 1: Mandate kündigen. Radikal, aber wirksam – wer sich von den unprofitabelsten oder anstrengendsten Mandaten trennt, gewinnt sofort Kapazität.
• Hebel 2: Erfolgreich rekrutieren. Mehr qualifizierte Köpfe bedeuten mehr Schultern, auf die sich die Arbeit verteilt.
• Hebel 3: Produktivität steigern, also mit der vorhandenen Zeit und Mannschaft mehr erreichen, ohne dass sich jemand mehr anstrengen muss.

Alle drei Hebel können substanzielle Ergebnisse bringen. Der dritte hat dabei die meisten Unterpunkte und ist für die meisten Kanzleien auch der attraktivste, weil man ihn ganz selbst in der Hand hat – ohne auf den Arbeitsmarkt oder auf schwierige Mandantengespräche angewiesen zu sein.

Fünf Stellschrauben für die Kanzleileitung

Diese Unterpunkte lassen sich auf fünf zentrale Stellschrauben verdichten.

1. Störungen

Jede Unterbrechung kostet nicht nur die Zeit der Störung selbst, sondern auch die Zeit, um wieder in die vorherige Aufgabe hineinzufinden. Wer beispielsweise feste Zeiten für Rückrufe und E-Mail-Bearbeitung einführt, statt auf jede Nachricht sofort zu reagieren, gewinnt spürbar konzentrierte Arbeitszeit zurück.

2. Delegieren

Aufgaben, die andere ebenso gut oder mit vertretbarem Einarbeitungsaufwand übernehmen können, gehören nicht auf den eigenen Schreibtisch. Die Frage ist dabei nicht, ob eine Aufgabe perfekt delegiert werden kann, sondern ob bereits achtzig Prozent der eigenen Effizienz für die Kanzlei ein entscheidender Schritt nach vorne sind.

3. Informationen

Wer relevante Informationen schnell findet, verliert keine Zeit mit Suchen. Eine klare, für alle nachvollziehbare Struktur bei Ablage und Wissen erspart nicht nur der Kanzleileitung, sondern dem gesamten Team täglich wertvolle Minuten, die sich über das Jahr zu ganzen Arbeitstagen summieren.

Ein gutes Beispiel dafür ist ein KI-basiertes internes Wissensmanagement: Statt Kolleginnen und Kollegen mit Rückfragen zu unterbrechen, findet jeder die benötigte Information selbst und in Sekunden. Damit zahlt dieser Punkt gleich doppelt ein, denn er spart nicht nur die eigene Suchzeit, sondern reduziert auch die Unterbrechungen aus dem ersten Punkt.

4. Priorisierung

Nicht das Lauteste oder Präsenteste zuerst erledigen, sondern bewusst entscheiden, was wirklich wichtig ist. Das Telefon, das gerade klingelt, wirkt fast immer dringender als ein Thema ohne festen Termin. Genau deshalb bleiben wichtige, aber nicht dringende Themen so zuverlässig auf der Strecke.

5. Termine und Kalender

Ein realistisch geplanter Tag mit festen Blöcken für wichtige, aber nicht dringende Themen verhindert, dass diese Themen dauerhaft verdrängt werden. Zukunftsthemen wie neue Beratungsfelder oder der sinnvolle Einsatz neuer Werkzeuge sind ein gutes Beispiel dafür, was bei fehlender Priorisierung typischerweise zu kurz kommt: Sie haben keine Deadline, keinen Mandanten, der nachfragt, und keine Frist, die droht. Genau deshalb verlieren sie im Tagesgeschäft fast immer.

Bessere Fragen für bessere Entscheidungen

Ein Gedanke lohnt sich dabei besonders: Wer bei der eigenen Priorisierung nicht nur nach Dringlichkeit fragt, sondern auch danach,

• ob man selbst gerade der Flaschenhals für andere ist, oder
• ob eine Investition von Zeit heute an anderer Stelle dauerhaft Zeit spart,

trifft spürbar bessere Entscheidungen. Denn nicht jede dringende Aufgabe ist auch die wichtigste, und nicht jede Aufgabe mit dem größten Zeitaufwand bringt den größten Nutzen.

Der eigentliche Denkfehler

Der Denkfehler liegt also nicht in der Feststellung, zu wenig Zeit zu haben. Der Denkfehler liegt darin, Zeit für Zukunftsthemen nicht genauso zu behandeln, wie Zeit für Mandatsarbeit. Wer einen festen, wiederkehrenden Termin im eigenen Kalender reserviert, und diesen genauso ernst nimmt, wie einen Mandantentermin, verändert die Ausgangslage grundlegend.

Nicht die verfügbare Zeit hat sich verändert, sondern der Status des Themas: Vom "mach ich, wenn ich mal Zeit habe" zum "das ist jetzt fest eingeplant".

Die eigene Kanzlei als wichtigster Mandant

Bezeichnend ist dabei auch der Blick auf den Kalender: Wer feste Termine für Mandantengespräche nie infrage stellt, aber Termine für Zukunftsthemen bei der ersten Störung streicht, verrät damit eine unbewusste Rangordnung.

Dabei gibt es einen Mandanten, der häufig übersehen wird, obwohl er mindestens ebenso wichtig ist wie jeder andere: die eigene Kanzlei. Auch sie verdient einen festen Termin, der nicht beim ersten Klingeln des Telefons geopfert wird. Genau diese Rangordnung lässt sich ändern, ohne dass eine einzige zusätzliche Stunde entstehen muss.

Am Ende bleibt eine einfache Erkenntnis: Zeit für Zukunftsthemen entsteht nicht von selbst, sie wird geschaffen. Ob durch weniger Mandate, mehr Personal oder eine höhere Produktivität – die Entscheidung liegt bei der Kanzleileitung, nicht beim Kalender.

Wer die fünf Stellschrauben der Produktivität konsequent nutzt, wird feststellen, dass "keine Zeit" oft nur ein anderes Wort für "noch keine Priorität" war. Und Prioritäten lassen sich, anders als die Zeit selbst, jederzeit ändern.

Autor: