25.09.2025 | Praxistipps
"Wie soll ich bloß alles schaffen?" – So gelingt der Perspektivwechsel
Von Zach Davis
Die Ursache von Dauerstress liegt selten allein in der Arbeitsmenge. Vielmehr sind es die ständigen Unterbrechungen, das Springen zwischen Themen und die eigene innere Erwartung, immer sofort reagieren zu müssen. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Es geht nicht darum, alles zu schaffen. Es geht darum, bewusst zu entscheiden, was man tut – und genauso, was man nicht tut.
Wer jede E-Mail sofort öffnet oder jedem Klingeln hinterherläuft, wird zum Getriebenen. Schon kleine Veränderungen bringen hier spürbare Entlastung. Benachrichtigungen am Rechner oder Handy lassen sich abstellen, feste Zeitfenster für E-Mails und Rückrufe geben Struktur.
Störungen aktiv begrenzen
Kanzleien, die ihren Mandanten klar kommunizieren, wann sie erreichbar sind, berichten von deutlich weniger Unterbrechungen – und niemand verliert dadurch an Vertrauen. Ebenso hilfreich: Fokuszeiten im Kalender sichtbar blocken und im Team transparent machen.
Nicht jede Information muss bei der Kanzleileitung landen. Häufig ist es die ungezielte Masse an Nachrichten, die den Kopf verstopft. Hier helfen einfache Routinen: Verteiler kritisch prüfen, E-Mail-Regeln nutzen oder die Assistenz vorfiltern lassen. Updates können im Team gebündelt werden – so bleibt die Leitungsebene frei für die wirklich wichtigen Entscheidungen.
Meetings als Zeitfalle erkennen
Besprechungen sind ein weiterer Faktor, der den Tag unauffällig auffrisst. Oft sind sie zu lang, zu unstrukturiert oder mit zu vielen Teilnehmern besetzt. Wer seinen Kalender konsequent überprüft, kann sofort Zeit freischaufeln: Manche Termine lassen sich kürzen, andere an Teammitglieder delegieren. Zusätzlich lohnt es sich, den Tagesrhythmus bewusst zu gestalten: Vormittage für konzentrierte Arbeit, Nachmittage für Meetings. Dieses Trennen von "Maker-Zeit" (Arbeit im Flow) und "Manager-Zeit" (Abstimmung und Koordination) sorgt für eine klare Balance.
Wirksam delegieren
Viele Kanzleileiter tragen Aufgaben, die sie eigentlich gar nicht übernehmen müssten. Ob Bewerbungen, Urlaubsplanung oder Koordination von Dienstleistern – vieles lässt sich im Team verankern. Delegation bedeutet nicht, Kontrolle zu verlieren, sondern Kapazitäten freizusetzen. Der 3D-Ansatz hilft: dokumentieren, demonstrieren, duplizieren. Einmal sauber erklärt, verschwindet die Aufgabe dauerhaft von der eigenen Liste – und das Team wächst mit der Verantwortung.
Frühwarnzeichen von Überlastung ernst nehmen
Stress kündigt sich selten mit einem Knall an. Meist sind es kleine Signale: Konzentrationsschwächen, Gereiztheit, Schlafprobleme oder auffällige Fehler. Kanzleileiter neigen dazu, diese Zeichen zu übergehen – "es muss ja irgendwie gehen". Doch wer dauerhaft die eigenen Grenzen ignoriert, riskiert nicht nur die eigene Gesundheit, sondern auch die Stabilität der ganzen Kanzlei. Regelmäßige Selbstreflexion und ein wacher Blick auf die Stimmung im Team helfen, rechtzeitig gegenzusteuern.
Energie als wichtigste Ressource
Am Ende ist die Leistungsfähigkeit der Kanzleileitung selbst der entscheidende Faktor. Dauerstress und Selbstüberforderung führen unweigerlich zu Erschöpfung – mit Folgen für das gesamte Team. Deshalb gehören Pausen, Sport, Familie oder Hobbys genauso verbindlich in den Kalender wie Mandantentermine. Wer seinen "Energietank" bewusst füllt, bleibt länger souverän und sendet ein starkes Signal: Leistung entsteht nicht durch Selbstausbeutung, sondern durch kluge Steuerung.
Fazit
Die Frage "Wie soll ich bloß alles schaffen?" wird in Kanzleien nie ganz verschwinden. Aber sie muss nicht lähmen. Kanzleileiter bleiben souverän, wenn sie Störungen begrenzen, die Informationsflut eindämmen, Termine bewusst gestalten, konsequent delegieren, Frühwarnzeichen ernst nehmen und gleichzeitig ihren Energiehaushalt aktiv pflegen. Der entscheidende Schritt liegt darin, Fortschritt vor Vollständigkeit zu stellen – und so Tag für Tag das Wesentliche zu sichern.
Ergänzende Arbeitshilfen:
Eine Ressource des Autors zur "Not-to-do Liste" sowie eine Soforthilfe, wenn die Aufgabenliste zu lang ist, können hier kostenfrei angefordert werden.
Autor:
Zach Davis ist Experte für Kapazitätsengpässe, Zeitintelligenz und Mitarbeitergewinnung, Vortragsredner des Jahres 2011, erfolgreicher Speaker und Berater. Als Coach unterstützt er Steuerkanzleien dabei, mehr Mitarbeiter zu gewinnen, sowie produktiver und profitabler zu werden. Er ist Mitgründer und Geschäftsführer der Simple First Consulting GmbH (www.simple-first.de)
