25.09.2025 | Fachartikel/Beratertipp
Besser ankommen, länger bleiben: Strukturiertes Onboarding in 4 + 1 Stufen
Von StBin Svetlana Ryzhenko
Neue Mitarbeitende zu finden, ist schon Herausforderung genug. Doch die eigentliche Arbeit beginnt danach: Sie in die Kanzlei zu integrieren, zu halten und zum Strahlen zu bringen. Ein professionelles Onboarding ist der oft unterschätzte Erfolgsfaktor, der neue Kollegen nicht nur schneller integriert, sondern die Kanzlei langfristig stärkt.
Aus meiner Zeit als Partnerin einer mittelständischen Steuerkanzlei mit rund 30 Mitarbeitenden weiß ich: Ein klar strukturierter Onboarding-Prozess ist einer der größten Hebel, um Fluktuation zu reduzieren und Mitarbeitende schnell arbeitsfähig zu machen. In der Praxis hat sich ein Modell mit 4 + 1 Stufen bewährt.
Stufe 1: Bewerbungseingang – Schnell muss es gehen
Viele Kanzleien verlieren hier schon ihre künftigen Top-Leute, weil Rückmeldungen zu lange dauern. Transparenz und Tempo ist gefragt. Bewährt hat sich, spätestens 48 Stunden nach Bewerbungseingang eine Eingangsbestätigung zu versenden.
Darin enthalten sind Informationen zu den nächsten Schritten, Nennung der Ansprechpartner und ein realistischer Zeitplan. So wissen Bewerber sofort: Hier passiert etwas, hier werde ich ernst genommen, ich werde gesehen. Zusätzlich ein kurzer Anruf zur Terminvereinbarung spart Zeit auf beiden Seiten und verhindert, dass Bewerber abspringen.
Stufe 2: Bewerbungsgespräch – Vorbereitung, die spürbar ist
Auch im Bewerbungsgespräch kann man vieles richtig, aber auch falsch machen. Hier braucht es die richtige Struktur und einen klaren Ablauf. Ich empfehle eine Vorstellungsrunde mit Informationen zur Kanzlei, zur Person und der eigenen Rolle im Unternehmen. Dann folgt die Vorstellung des Kandidaten.
Es ist sehr wichtig, dass der Kandidat den größten Redeanteil im Gespräch hat. Nur so kann man schließlich gezielt herausfinden, ob die Person auch ins Team passt. Fachlich kann man alles trainieren, einen Charakter jedoch nicht. Sehr hilfreich ist es zudem, ein kurzes Kennenlernen mit den künftigen Kollegen einzubauen. Es ist immer wieder erstaunlich, wie fein die Antennen der Kollegen sind und wie wertvoll ihr Input.
Stufe 3: Vertragsangebot – Wertschätzung, die spürbar ist
Nach dem Gespräch ist vor der Entscheidung. Idealerweise steht innerhalb von 72 Stunden fest: Ja oder Nein. Selbst eine Absage sollte wertschätzend sein und ein kurzes Feedback enthalten. Denn auch das zahlt auf den Ruf der Kanzlei ein.
Bei Zusagen lohnt es sich, die Vertragsunterlagen digital und übersichtlich aufzubereiten. Eine einseitige Übersicht mit Name, Position, Startdatum, Gehalt und Benefits gibt einen schnellen Überblick und transportiert Professionalität.
Stufe 4: Preboarding – Zugehörigkeit, bevor es losgeht
Jetzt beginnt eine sehr wichtige Phase, die häufig vernachlässigt wird. Denn die Zeit bis zum ersten Arbeitstag kann Unsicherheiten verstärken – oder Vorfreude. Sind die künftigen Mitarbeitenden gewonnen, sollten sie bis zum Starttag in dem Gefühl gestärkt werden, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.
Das hat sich in der Praxis bewährt:
- Das Team rechtzeitig informieren (Wer kommt? Wann? In welcher Rolle?)
- Einen 'Buddy' festlegen – ein persönlicher Ansprechpartner für alle Fragen
- Den Arbeitsplatz und IT-Zugänge vorbereiten
- Persönliche Kontaktaufnahme durch Geschäftsführung kurz vor dem Start
Hilfreiche Informationen und kleine Gesten wirken: Ein Willkommenspaket, praktische Infos (Dresscode, Startzeit, Anfahrt) und eine persönliche Begrüßung am ersten Arbeitstag. Auch eine Aufmerksamkeit wie etwa ein Blümchen am Arbeitsplatz vermittelt Wertschätzung.
Stufe 5: Integration – Probezeit aktiv gestalten
Viele Kanzleien unterschätzen auch, wie wichtig die Probezeit als Bindungsphase ist. Ein strukturiertes Vorgehen mit regelmäßigen Feedbackgesprächen, Mentoring und klaren Erwartungen hilft, neue Teammitglieder schnell einzubinden.
Bewährt haben sich:
- Erster Tag: Kanzleiführung, gemeinsames Mittagessen
- Erste Woche: Erwartungsabgleich, erste eigene Aufgaben, enger Austausch mit dem 'Buddy'
- Laufende Wochen: Mini-Feedbacks, Weiterbildungen, Mentoring
- Mitte der Probezeit: Statusgespräch zu Integration und Leistung
- Ende der Probezeit: Entwicklungsgespräch, Stärken und nächste Schritte festlegen
Diese Gespräche dauern nur wenige Minuten – haben aber große Wirkung. Eine Rückmeldung zu ihren Stärken, Schwächen und Entwicklungsmöglichkeiten zeigt von Anfang an, dass man gesehen und wahrgenommen wird.
Warum sich der Aufwand lohnt
Ein klar strukturierter Onboarding-Prozess ist kein Selbstzweck. Er sorgt für:
- Eine schnellere Einarbeitung und Produktivität ab Tag 1
- Eine stärkere Bindung ans Team
- Weniger Fluktuation in den ersten sechs Monaten
- Eine positive Außenwirkung: Zufriedene Mitarbeitende erzählen über ihre Erfahrungen
Mein Fazit: Onboarding ist Chefsache
Onboarding darf nicht dem Zufall überlassen werden. In Zeiten von Fachkräftemangel ist es kein "Nice-to-have", sondern überlebenswichtig. Wer in diesen Prozess investiert, gewinnt nicht nur loyale Mitarbeitende, sondern auch eine deutlich entspanntere Kanzleiführung. Denn nichts ist teurer, als eine Stelle nach drei Monaten erneut ausschreiben zu müssen.
Autorin:
Svetlana Ryzhenko ist Diplom-Kauffrau und Steuerberaterin. Mit ihrer Kanzlei tax rebels gmbh (tax-rebels.de) berät sie vornehmlich inhabergeführte Unternehmen, die sie auch mit Führungscoachings und Ausbildungskonzepten unterstützt. Kontakt auf LinkedIn
