23.04.2020 | Fachartikel

Zu den Auswirkungen des Home-Office auf die Steuer

Von Susanne Christ, Rechtsanwältin/Fachanwältin für Steuerrecht, Köln *

Coronabedingt arbeiten derzeit sehr viele Menschen im Home-Office. Wenn der Anfahrtsweg zur Arbeit wegfällt, verringern sich die als Entfernungspauschalen abziehbaren Wegekosten; im Gegenzug ist es denkbar, dass Kosten für den Heimarbeitsplatz, wie die anteiligen Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und/oder Anschaffungskosten für Büromöbel steuerlich abzogen werden können. Wir fassen für Sie in diesem Beitrag zusammen, worauf Ihre Mandantschaft im Home-Office achten sollte.

(Foto: © iStock.com/filmfoto)

Wer aufgrund des Home-Office nicht ins Büro fährt, kann grundsätzlich auch keine Entfernungspauschalen geltend machen. Gerade bei Personen, die einen weiten Anfahrtsweg haben und mit dem ÖPNV zur Arbeit fahren, kann das zu einer erheblichen Mehrbelastung führen.

Entfernungspauschale und Fahrtkosten

Beispiel: Die in Frankfurt arbeitende Frau Meier wohnt in einem Vorort von Mannheim (Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 70 km). Normalerweise fährt sie täglich mit dem Zug zur Arbeit, sodass sie bei 200 Arbeitstagen im Jahr auf 4200 EUR Entfernungspauschalen käme (70 km x 200 Arbeitstage x 0,30 EUR). Für die Jahreskarte bei der Deutschen Bahn zahlt sie 3.000 EUR, gleichwohl kann sie 4.200 EUR steuerlich abziehen, da die bei Nutzung des ÖPNV geltende Deckelung der Entfernungspauschalen auf 4.500 EUR nicht überschritten wird.

Im März 2020 ist Frau Meier an 20 Tagen im Home-Office tätig und im April 2020 nochmals an 16 Tagen. Wäre sie an diesen Tagen zur Arbeitsstelle gefahren, hätte dies Entfernungspauschalen in Höhe von 756 EUR (36 Tage x 70 km x 0,30 EUR) ausgelöst, die sie durch die Arbeit zu Hause nun nicht mehr geltend machen kann; und zwar auch dann nicht, wenn sie aufgrund ihrer Dauerkarte weiterhin in voller Höhe mit den Kosten für den ÖPNV belastet ist.

Praxistipp: Wer davon betroffen ist, kann zunächst prüfen, ob eine Kündigung des Abos sinnvoll ist. Sind die Kosten für das Abo bzw. die Fahrtkarten im ÖPNV im gesamten Kalenderjahr höher als die Entfernungspauschalen, werden die höheren Kosten steuerlich anerkannt und zwar auch dann, wenn dadurch die Grenze von 4.500 EUR überschritten wird.

Würde Frau Meier statt mit dem ÖPNV mit dem eigenen Pkw fahren, würden ihre Entfernungspauschalen im Jahr 2020 ebenfalls um 756 EUR sinken. Allerdings würde dann Frau Meier auch die laufenden Kosten (Benzin, Öl, Verschleiß) für die Fahrten mit dem eigenen PKW sparen, sodass der „Verlust“ der Werbungskosten (oder Betriebsausgaben, wenn Frau Meier selbständig wäre) zumindest teilweise kompensiert würde.

Achtung! Vielfach werden Entfernungspauschalen bei Angestellten auf der elektronischen Lohnsteuerkarte vermerkt, sodass unterjährig die üblicherweise ohne Home-Office entstehenden Entfernungspauschalen bereits bei Berechnung des monatlichen Gehalts berücksichtigt werden und sich so das Nettogehalt erhöht. Bei Selbständigen führen hohe Entfernungspauschalen oft zu geringeren Einkommensteuervorauszahlungen. Verringern sich die üblicherweise anfallenden Entfernungspauschalen nunmehr durch Home-Office, kann dies dazu führen, dass es nach Ablauf des Jahres im Rahmen der Einkommensteuerfestsetzung für 2020 zu Steuernachforderungen kommen wird. Darauf sollten Sie Ihre Mandantschaft vorbereiten. Denn nicht immer lassen sich die weggefallenen Entfernungspauschalen durch andere Kosten kompensieren.

Besonderheiten bei Geschäfts- oder Dienstwagen und Home-Office

Wird das Fahrzeug, wie in der Praxis üblich, auch privat und auch für Fahrten zum Büro genutzt, richten sich die durch Home-Office eintretenden Änderungen danach, ob die Privatnutzung durch die sog. Fahrtenbuchmethode oder die sog. 1%-Regelung erfasst wird.

a) Fahrtenbuchmethode

Wer einen Geschäftswagen oder Dienstwagen auch für private Fahrten und/oder Fahrten zum Büro nutzt, sollte folgendes beachten: Wird die Privatnutzung anhand eines Fahrtenbuches ermittelt, gelten grundsätzlich keine Besonderheiten. Fallen allerdings Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte weg, dürfte das in der Regel zu einem geringeren Eigenverbrauch führen, da für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte höchstens 0,30 EUR je Entfernungskilometer (= 0,15 EUR je gefahrenen Km) angesetzt werden können und in den meisten Fällen die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs für einen km weit über 0,15 EUR je km liegen.

Die Differenz zwischen Entfernungspauschale und tatsächlichen Km-Kosten sind bei der Fahrtenbuchmethode als Eigenverbrauch zu versteuern. Dieser Eigenverbrauch sinkt bei Mandantinnen und Mandanten, die nunmehr nur selten oder gar nicht zum Büro fahren.

b) 1%- bzw. 0,03%-Methode

Wird die Privatnutzung eines Fahrzeugs durch die sogenannte 1%-Regelung erfasst, gelten andere Grundsätze. Die Pauschalierung erfolgt als Monatsbetrachtung, d. h., wird ein Geschäftswagen im Kalendermonat gar nicht benutzt, entfällt für diesen Monat die nach der 1%-Regelung zu ermittelnde steuerpflichtige Pauschale. Allerdings dürfte es trotz Corona-Krise nicht ganz einfach sein, das Finanzamt davon zu überzeugen, dass das Fahrzeug beispielsweise den ganzen Monat März oder April 2020 nicht privat benutzt worden ist. Dennoch ist ein solcher Nachweis grundsätzlich denkbar.

Einfacher ist es, bei Einrichtung eines home-office-Arbeitsplatzes nachzuweisen, dass das Fahrzeug für einen ganzen Monat nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt worden ist. Dann entfällt für diesen Monat die sog. 0,03 % Pauschale nach § 4 Abs. 5 Ziff. 6 Satz 3 EStG. Allerdings ist es erforderlich, dass das Fahrzeug einen Kalendermonat nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wurde, da hier die Pauschale je Kalendermonat ermittelt wird.

Praxishinweis: In der steuerlichen Beratung ist dabei zu berücksichtigen, dass dadurch ggf. die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs, zu der auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte gezählt werden, unter 50 % sinkt. Dann entfallen die Voraussetzungen der 1%-Regelung und die Privatnutzung ist anders zu ermitteln. Die Ausführungen zeigen, dass hier eine umfassende Prüfung im Einzelfall erforderlich ist.

Fazit: Finden wegen des Home-Office weniger Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte/Arbeitsstätte statt, kann dies zu dem erfreulichen Ergebnis führen, dass die steuerlich anzusetzenden Kosten für die Privatnutzung sinken. Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode dürfte das in der Regel immer der Fall sein; wird die Privatnutzung pauschal ermittelt, ist das nur der Fall, wenn innerhalb eines Kalendermonats das Fahrzeug überhaupt nicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte genutzt wurde. Zugleich verringern sich die Kosten für den Dienstwagen, was aber in der Regel nur zu einem geringeren Kostenaufwand aufseiten der Arbeitgeberin/des Arbeitsgebers führt. Bei Selbständigen, die die Kosten für den Geschäftswagen selbst tragen, verringern sich durch die geringere Nutzung die Kosten für den Geschäftswagen.

Arbeitszimmer – oder: wenn das Wohnzimmer zum Home-Office wird

Ein häusliches Arbeitszimmer lässt sich grundsätzlich nur absetzen, wenn in der eigenen Wohnung ein Raum zur Verfügung steht, der nahezu ausschließlich zu beruflichen/betrieblichen Zwecken genutzt wird. Wer also seinen Home-Office-Arbeitsplatz am Küchentisch oder an einem Tisch im Schlafzimmer eingerichtet hat, kann keine Kosten für ein Arbeitszimmer absetzen.

Anders zu beurteilen sind Fälle, in denen ein Raum, der bislang auch privat genutzt wurde, während der Corona-Zeit nahezu ausschließlich beruflich oder betrieblich genutzt wird. Das kann etwa ein Wohnzimmer sein, dass während der Corona-Zeit nicht als Wohnzimmer, sondern ausschließlich oder nahezu ausschließlich als Büro genutzt wird. Ob es dazu tatsächlich erforderlich ist, sämtliche privaten Gegenstände in einen anderen Raum wegzuräumen, ist derzeit offen. Denkbar ist, dass sich die Finanzverwaltung hier großzügig zeigen wird, weil ja auch aufgrund der Kontaktsperren so gut wie kein Besuch empfangen wird und Einrichtungen, die üblicherweise privat genutzt werden, ungenutzt bleiben. Das könnte dazu führen, dass deren Vorhandensein eine solch untergeordnet Rolle spielt, dass diese bei Frage, ob ein Zimmer nahezu ausschließlich beruflich/betrieblich genutzt wird, keine Rolle spielen. Wer aber auf Nummer sicher gehen will, sollte alle privaten Gegenstände ausräumen. Der betroffenen Mandantschaft sollte auf jeden Fall empfohlen werden, Fotos von den Räumen zu machen, um später die berufliche/betriebliche Nutzung nachweisen zu können.

Übrigens: Teilen sich zwei Personen ein Arbeitszimmer, so ist das unschädlich; allerdings sind dann auch die steuerlich abziehbaren Kosten zu teilen.

Ist die gesamte Tätigkeit in das Home-Office verlagert worden, und stellt dadurch das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit dar, können sämtliche Kosten für das Arbeitszimmer abgezogen werden. Das ist beispielsweise auch dann der Fall, wenn die betroffene Person 1x pro Woche in den Betrieb fährt, ansonsten aber durchgängig im Home-Office arbeitet. Problematisch ist es, wenn lediglich an zwei Tagen im Home-Office gearbeitet wird, an den anderen drei Tagen im Betrieb. Dann stellt das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit dar; die Kosten dafür sind nicht abziehbar, auch nicht gedeckelt auf 1.250 EUR im Jahr. Denn es steht für diese Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.

Deckelung der Kosten auf 1.250 EUR jährlich

Anders ist es, wenn zwar nicht die gesamte berufliche und betriebliche Tätigkeit vom Arbeitszimmer aus ausgeübt wird, aber für die konkrete Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das ist dann der Fall, wenn die steuerpflichtige Person verschiedene Tätigkeiten ausübt und für eine dieser Tätigkeiten kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Steht coronabedingt der bisher genutzte Arbeitsplatz nicht zur Verfügung, können dann die Kosten für das Arbeitszimmer steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings sind diese Kosten auf 1.250 EUR im Jahr gedeckelt. Wer lediglich ein oder zwei Monate im Homeoffice ist, kommt möglicherweise mit diesem Höchstbetrag hin; dauert das Home-Office länger, dürften die Kosten für das Arbeitszimmer über den Betrag von 1.250 EUR steigen, sodass dann nicht alle durch das Arbeitszimmer ausgelösten Kosten (wie anteilige Miete, Strom, Wasser u.ä.) steuerlich abziehbar sind.

Tipp: Kosten für einen Bürostuhl oder Arbeitstisch oder andere Büromaterialien, die nicht erstattet werden, können in jedem Fall und unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer vorliegt und ob der Abzug der Kosten auf 1.250 EUR gedeckelt ist, steuerlich geltend gemacht werden. Ggf. sind diese Kosten, wenn es sich um Anlagevermögen handelt, aber abzuschreiben. Steigt der Anteil der Nutzung des hauseigenen Internet- oder Telefon- und Handyanschlusses, ist dieser höhere Anteil steuerlich auch abziehbar, ebenso wie die Anschaffung eines neuen Bildschirms wegen der zahlreichen virtuell stattfindenden Besprechungen und Konferenzen.

Auswirkung auf die doppelte Haushaltsführung?

Kosten für eine doppelte Haushaltsführung entstehen, wenn die steuerpflichtige Person an einen anderen Ort als ihrer ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand unterhält. Fraglich ist, ob durch die kurzzeitige Verlagerung der Tätigkeit in das homeoffice der bisherige Tätigkeitsort seine Qualifizierung als erste Tätigkeitsstätte verliert. Das dürfte bei der coronabedingten kurzzeitigen Verlagerung in das home-office nicht der Fall sein, da auch in normalen Zeiten unvorhergesehene Ereignisse nicht die Einstufung einer Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte in Frage stellen. Somit können trotz home-office die Kosten für die doppelte Haushaltsführung abziehbar bleiben. Etwas anderes gilt, wenn es dauerhaft beim home-office bleiben sollte.

Entfallen durch das Home-Office (und Kontaktsperren) Familienheimfahrten, können die Kosten dafür naturgemäß nicht abgezogen werden. Bleibt es aber bei mindestens einer Familienheimfahrt wöchentlich, ändert sich grundsätzlich nichts. Denn steuerlich abziehbar ist ohnehin höchstens eine Familienheimfahrt wöchentlich.

Zusammenfassung

Durch das Arbeiten im Home-Office kommt es zu einer Verringerung von Entfernungspauschalen, im Gegenzug können Kosten für ein Arbeitszimmer erstmalig oder in höherem Umfang als zu Normalzeiten als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar sein. Anschaffungen für das Home-Office, die nicht erstattet werden, können ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden; entsprechendes gilt für höhere Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung des Internet. Da sich durch die coronabedingte Abwesenheit grundsätzlich nichts an der bisherigen ersten Tätigkeitsstätte ändert, können die Kosten für die doppelte Haushaltsführung in der Regel weiterhin geltend gemacht werden. Kosten für die Familienheimfahrten aufgrund doppelter Haushaltsführung können allerdings nur geltend gemacht werden, wenn diese mindestens einmal die Woche stattfinden.

* Über die Autorin:

Susanne ChristSusanne Christ ist Rechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht mit eigener Steuer- und Wirtschaftskanzlei in Köln. Sie ist langjährige Fachautorin der Haufe Mediengruppe und bei STB Web sowie Dozentin in den Bereichen Einkommen-, Umsatz- und Erbschaftssteuer. Außerdem ist sie Mitautorin des Kommentars „Nachfolgebesteuerung“ (Schmid, Hrsg.), der 2019 im Nomos Verlag erschienen ist. E-Mail: s.christ@netcologne.de

 

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 23.04.2020, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.