26.09.2018 | Digitalisierung in Praxis

Digitaler Finanzbericht DiFin: Ohne Risiken und Nebenwirkungen

Von Alexandra Buba / Interview mit Ulrike Pfeiffer-Jacobs

Aus ELBA wurde DiFin und inzwischen haben Steuerberater und ihre Mandanten den Digitalen Finanzbericht 3.000 mal an Banken versendet. Durch die elektronische Übermittlung der Handelsbilanz oder EÜR im standardisierten Format – um nichts anderes geht es – sollen Medienbrüche vermieden und dadurch Zeit und Geld gespart werden. Warum dies nicht nur den Kreditinstituten nützt, sondern auch Kanzleien und Unternehmen profitieren, erklärt die ehemalige DiFin-Projektleiterin Ulrike Pfeiffer-Jacobs von der Deutschen Bundesbank.

STB Web:
Frau Pfeiffer-Jacobs, DiFin respektive ELBA blickte bei seinem offiziellen Start im Frühjahr dieses Jahres auf eine vierjährige Projektphase zurück. Was waren die größten Hürden bei der Einführung des digitalen Austausches der Handelsbilanz zwischen Steuerberatern und Banken?

Foto: Ulrike Pfeiffer-Jacobs, © Deutsche Bundesbank

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Tatsächlich waren es die rechtlichen Aspekte, die uns am längsten beschäftigt haben. Denn die Steuerberaterorgane wollten sicher gehen, dass keinerlei Haftungsrisiken für ihre Mitglieder entstehen - und das, so kann ich Ihnen versichern - ist nicht der Fall.

STB Web:
Ein bisschen Bürokratie ist aber schon nötig, wenn Steuerberater und ihre Mandanten DiFin nutzen wollen, oder?

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Wichtig ist die so genannte Haftungsklarstellungserklärung. Diese stellt klar, dass sich an der Haftungssituation zwischen Steuerberater und Bank im Vergleich zur Weitergabe der Handelsbilanz auf Papier rein gar nichts ändert. Anders als vielfach angenommen muss diese Erklärung aber nicht jeder einzelne Steuerberater mit jeder Bank abschließen. Vielmehr unterzeichnen teilnehmende Banken das Dokument ein einziges Mal, und das gilt dann global für alle Steuerberater.

STB Web:
Das regelt aber noch nicht das Verhältnis von Kanzlei und Unternehmen... 

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Nein, das ist richtig. Eine solche Regelung ist allein durch das Konzept DiFin auch gar nicht vorgesehen und unseres Erachtens nicht unbedingt notwendig. Die Steuerberaterkammern und -verbände haben dennoch eigene Muster erstellt, die Kanzleien einsetzen können. Möglich ist allerdings auch ein einfacher Passus im allgemeinen Beratungsvertrag, wo in die Weitergabe der Handelsbilanz in elektronischer Form eingewilligt wird. Rechtlich wesentlich für die DiFin-Nutzung ist die Verständigung von Unternehmen und Bank. 

STB Web:
Wie sieht diese denn aus? 

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Unabdingbar ist dazu die sogenannte Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE). Diese schließen Bank und Mandant ab. Das Unternehmen erklärt darin, dass die übermittelten Daten verbindlich sind und auch der beteiligte Steuerberater/Wirtschaftsprüfer wird in dem Dokument erwähnt. Das ist im Übrigen die einzige Unterschrift, die in dem gesamten Prozess noch auf Papier notwendig ist. Bei der eigentlichen Übermittlung später bedarf es keines unterschriebenen PDF-Ausdrucks mehr.

Kanzleien sollten darauf achten, dass sie von der Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung eine Kopie erhalten, um die entsprechenden Daten (insbesondere Kundennummer bei der Bank/Sparkasse) später in ihren Systemen auch automatisch richtig zuordnen zu können.

STB Web:
Funktioniert dies bereits in allen Systemen?

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Derzeit bieten insbesondere die Hersteller Datev und Wolters Kluwer die Nutzung von DiFin bereits in ihren Lösungen an, weitere kleinere Anbieter arbeiten aber ebenfalls an einer baldigen Freigabe.

STB Web:
Wie sieht es bei den Banken aus?

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Die Abdeckung seitens der Banken ist relativ gut, neben den großen Privatbanken können inzwischen auch rund 200 Sparkassen und 300 Volksbanken DiFins empfangen.

STB Web:
Auf Seiten der Bank ist der Nutzen vergleichsweise klar: Die Informationen aus der Handelsbilanz liegen bereits als XBRL-Daten vor und müssen für das Rating nicht mehr händisch erfasst werden. Doch was nützt das Steuerberatern und Unternehmen?

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Wenn Zeit gespart wird, erhalten die Unternehmen letztlich auch schneller eine Kreditentscheidung. Doch das ist nicht das Einzige. Wir arbeiten momentan stark an dem Thema Rückkanal, da DiFin keine Einbahnstraße sein soll. Im ersten Wurf werden Kanzleien etwa den Zins- und Tilgungsplan in elektronischer Form erhalten, so dass daraus gleich automatisiert Buchungen erzeugt werden können.

Zudem hat der Steuerberater durch den künftig geplanten verstärkten Austausch einen weitaus besseren Überblick über die Kreditverträge; dadurch kann er schlussendlich auch zielgerichteter beraten.

STB Web:
Wie steigen Kanzleien und Unternehmen denn nun am besten in das Thema ein?

Ulrike Pfeiffer-Jacobs:
Der Anstoß kommt ja in der Regel vom Kreditinstitut, das auf die Mandanten zugeht. Wenn diese dann bei ihrem Steuerberater anfragen, möchte dieser verständlicherweise nicht nur einen, sondern gleich sämtliche Mandanten umstellen. Dazu muss er im ersten Schritt fragen, ob sein Softwareanbieter DiFin bereits unterstützt. Das ist in den genannten Fällen so. Danach muss er sich einen Überblick darüber verschaffen, mit welchen Banken er es zu tun hat und ob diese bereits so weit sind. Die Erfahrung zeigt aber, dass in der Regel an einem Ort, an dem die eine Bank DiFin anbietet auch die andere unmittelbar nachzieht.

Im dritten Schritt muss die Kanzlei prüfen, ob sie eine separate Erklärung für die Mandanten benötigt. Der letzte Schritt ist dann die Einholung der Kopie der Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung. Danach sollte (nach einem einmaligen Aufwand für die Erstinitialisierung) alles auf Knopfdruck funktionieren.

Hintergrund:

Seit April 2018 können Steuerberater und ihre Mandanten die Handelsbilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung in standardisierter Form elektronisch an Banken übertragen. Das Verfahren mit dem Namen "DiFin" startete im Nachgang zur E-Bilanz der Finanzverwaltung im Jahr 2012 auf Betreiben des XBRL e.V. Deutschland und der HVB ursprünglich unter dem Namen "ELBA".

Bei DiFin werden die einzelnen Positionen der Handelsbilanz als XBRL-Datei über einen Webservice vom Kanzleisystem an die Bank des Mandanten zu Ratingzwecken übermittelt. Erforderlich ist dafür analog zur E-Bilanz eine eigene Taxonomie. Die "Taxonomie 6.0" enthält im Vergleich zur Vorgängerversion einige Zusatzfelder, um die Aussagekraft von DiFin an diejenige der klassischen Handelsbilanz anzugleichen. Parallel gibt es noch auf europäischer Ebene eine Anforderung der ESMA, dass ab 2020 IFRS Konzernbilanzen verpflichtend im XBRL-Format zu erstellen sind.

Parallel zur XBRL-Datei wird derzeit nach eine pdf-Datei übermittelt, um einen optischen Eindruck der übermittelten Informationen zu bewahren. Notwendig für das Verfahren ist diese allerdings nicht, sie soll mittelfristig entfallen.

Ulrike Pfeiffer-Jacobs ist seit 2005 bei der Bundesbank und war lange im Zentralbereich Märkte im Bereich Bonitätsanalyse tätig. Von Juni 2017 bis April 2018 hat sie gemeinsam mit Ihrer Kollegin Ulrike Roy die DiFin-Projektleitung übernommen. Seit März 2018 ist sie Referatsleiterin Bonitätsanalyse und Wertpapiere in der Hauptverwaltung in Hessen und empfängt selbst DiFin-Abschlüsse.

Das Gespräch führte Alexandra Buba. Sie ist freie Journalistin und spezialisiert auf die Themen der Steuerberatungsbranche (www.medientext.com). Alexandra Buba schreibt regelmäßig für die STB Web-Redaktion.