21.02.2018 | Kanzleimanagement

Kanzleisoftware 2018: Emoji, Datendolmetscher und Autopilot

Von Alexandra Buba *

Emotionen, die bleiben, verspricht eine neue Cebit 2018, die Event und nicht länger Fachmesse ist, die Erlebnisse verschaffen und Digitalkult als Happening inszenieren will. Da nimmt sich die Frage nach dem, was denn die Fachwelt über Herausforderungen und Neuerungen in der Kanzlei- und Unternehmenssoftware für dieses Jahr auf dem Schirm hat, doch eher dröge aus. Unwichtig ist sie aber nicht.

(Foto: © sdecoret - Fotolia.com)

Normalerweise füllen um diese Jahreszeit Nachrichten über Produktnews und Softwarereleases Portale und Blätter – nicht so in 2018. Denn die Cebit wurde vom Frühjahrs- zum Sommertermin, passt die heißere Jahreszeit doch besser zur veränderten Ausrichtung. "Business to Business - neu inszeniert" heißt das auf der Ankündigungsseite der Schau. Die ehemalige Fachmesse kommt in völlig neuem Gewand daher; es geht um Show und Inszenierung, um Gefühl und Getöse. Inhalte? Gibt es möglicherweise auch, sind aber eher Beiwerk.

Das ist bei den Herstellern von Kanzleisoftware seit jeher anders und bleibt zumindest auch im Moment so, wie der Blick in die Entwicklungsabteilungen zeigt. Ganz oben auf der Agenda steht dabei momentan die Frage, wie die Zusammenarbeit mit Mandanten, Banken und Behörden weiter verbessert werden kann. Einer versuchte auf dem Weg zum Mandanten diese Woche gar die große Richtungsänderung – vergebens.

Datev eG: Schnittstelle zum Mandanten gesucht

Denn knapp ist der Versuch der Datev eG gescheitert, mittels einer Satzungsänderung den Weg freizumachen für das Direktgeschäft mit den Mandanten. Dieses ist für die Genossenschaft aus strategischer Sicht mittelfristig unabdingbar; alle Digitalisierungsanstrengungen haben schließlich irgendwie mit dem Thema Schnittstelle zu tun – und zwar nicht nur im technischen Sinn.

Wie zentral der Austausch von Daten und Dokumenten ist, zeigt aktuell Datev Smarttransfer, eine Plattform mittels derer Geschäftsdokumente im jeweiligen Wunschformat des Geschäftspartners versandt werden können. Die Genossenschaft nennt das Ganze „Datendolmetscher“. „Übersetzen“ kann er derzeit etwa 200 verschiedene Datenformaten wie PDF, ZUGFeRD, XML, EDIFACT oder IDoc. Nutzen Mandanten Unternehmen online, so lassen sich Belegbilder, Belegsatzdaten und Prüfprotokolle außerdem direkt aus Smarttransfer an die eigene Software übergeben, und der Steuerberater kann sie in Datev Kanzlei-Rechnungswesen verarbeiten. Dabei ist die Plattform keine Eigenentwicklung von Datev, sondern die Genossenschaft ist Mitglied im internationalen TRAFFIQX-Netzwerk und nutzt die gemeinsame Technologie.

Daneben gibt sich die Datev auf ihrer Produkt-Roadmap für die kommenden Jahre selbst die Schwerpunkt-Themen Kollaboration, E-Government und Kernanwendungen auf. Konkret in der Pipeline sind etwa ein Kassenarchiv online oder eine Cloudbox, in der Mandanten und Steuerberater Daten und Dokumente austauschen können.

Ebenfalls ein Schnittstellenthema ist die Anbindung von Vorsystemen aus dem E-Commerce-Bereich. Durch die zukünftig automatisierte Bereitstellung der elektronischen Daten aus den Vorsystemen und die Erweiterung der Buchungs- und Verarbeitungs-Mechanismen in den Rechnungswesen-Produkten soll es noch in 2018 möglich sein, ein PayPal-Konto analog einem Bankkonto anzulegen und mit einem hohen Automatisierungsgrad zu buchen. Außerdem wird die Nutzungskontrolle abgelöst und eine Benutzer- und Rechteverwaltung eingeführt, die essentiell für viele neue Themen wie Steuern online oder DATEV 2025 sein wird.

Addison und BMD: Automatisierung und Vernetzung

Konkurrent Addison respektive Wolters Kluwers wusste um die Bedeutung der Zusammenarbeit von Kanzlei und Mandant im Übrigen schon 2015, als er mit einer Lösung zur Online-Collaboration neuen Wind in die Kanzleisoftwarelandschaft brachte.

Wie wesentlich der Bereich mobile Anwendungen weiterhin ist, zeigt ein Blick in die Entwicklungsarbeit des österreichischen Anbieters BMD. Dort geht es derzeit vor allem darum, alle Programme durchgängig webfähig zu machen, so dass für ihre Bedienung lediglich ein Browser vonnöten ist. Ziel ist, dass sämtliche Anwendungen in vollem Funktionsumfang auf einem Tablet oder Smartphone ausgeführt werden können, damit Mandanten etwa ihre Reisekosten mobil unmittelbar in der Buchführung erfassen können.

Daneben spielt die immer intensivere Vernetzung der Applikationen auch bei BMD aktuell eine große Rolle. Der Berater erfährt bald aus der CRM-Software nicht nur isoliert den Wohnort des Mandanten, sondern wird von seinem Navi auch unmittelbar dorthin gelotst, ohne irgendwelche Daten eintippen zu müssen; gleichzeitig filtert das System automatisch die letzten Angebote an den Mandanten heraus, zieht die Akte oder stattet den Berater auf dem Weg zum Termin mit anderen wichtigen Informationen aus.

Automatisierung auch darüber hinaus ist für die Österreicher eine wichtige Zukunftsfrage, dazu zählt eine automatisierte Bankauszugsverbuchung ebenso wie die Mandantenplattform BMD.com, die Kanzleien viel Arbeit einspart.

Landdata, Agenda und Collega: Struktur und Komfort

Als Spezialist für landwirtschaftliche Betriebe an der Schnittstelle zur Steuerberatung profiliert sich seit Jahrzehnten Landdata. Auch dort stehen die Zeichen auf Vernetzung. So hat sich das Softwarehaus für 2018 die Integration einer umfangreichen Kanzleiverwaltung, das Mandantenmanagement komplexer Organisationen, in die neue Softwarelösung ADNOVA+ vorgenommen. In der Buchhaltung werden derzeit zudem Möglichkeiten geschaffen, aus bestehenden Daten neue komfortable Auswertungen zu erzeugen.

Der Rosenheimer Anbieter Agenda hat sich die Themen Sicherheit und Komfort auf die Fahnen geschrieben. Dazu will das Softwarehaus die Benutzerverwaltung um einige Ebenen erweitern, damit Kanzleien den Datenzugriff einzelner Mitarbeiter noch genauer definieren können. Mittels Agenda Security soll die gesamte digitale Infrastruktur mit nur einem Produkt geschützt werden können. Für mehr Komfort sorgt ein mobiles Mandantenportal ebenso wie die Verbesserung von Verarbeitungsgeschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit im Rechnungswesen. Dazu zählen unter anderem grafische Aufbereitungen, individuelle Berichtszusammenstellungen und Visualisierungen-

Zukünftig will Agenda außerdem den Funktionsumfang des Digitalen Belegbuchens wesentlich erweitern; dazu sollen sämtliche Belege nach den GoBD revisionssicher archiviert werden – unabhängig davon, ob es sich um einen gescannten Beleg, ein PDF-Dokument oder eine Rechnung im ZUGFeRD-Format handelt. Überdies sollen Zahlungen, die via Bank Online bereitgestellt werden, künftig über den Online-Banking-Standard „FinTS“ Zahlungen direkt im Unternehmens-Portal freigegeben werden.

In die Cloud kommt auch bei Collega vieles; DSGVO, Kassen-Nachschau, ZUGFeRD, Verfahrensdokumentation, revisionssicheres Archiv, Aufbewahrung der Daten nach GoBD oder Geldwäschegesetz - das sind einige der Themen die das niederbayerische Softwarehaus beschäftigen.

Unabhängig, wie kleinteilig oder strategisch bedeutsam die Neuerungen und Releases aus den einzelnen Softwarehäusern 2018 sein werden – es gilt auch weiterhin der Grundsatz, dass der Digitalisierungsprozess Wirtschaft und Gesellschaft noch lange beschäftigen wird. Möglicherweise markiert das Jahr 2018 aber insofern einen bedeutsamen Punkt, als dass zumindest die Anbieter feststellen, dass Steuerberater mit einer neuen Intensität an das Thema herangehen und plötzlich ganz genau wissen wollen, was sie denn nun konkret tun können, um der digitalen Zukunft einen Schritt näher zu kommen. Das ist in jedem Fall gut fürs Geschäft der einen und möglicherweise auch für das der anderen.

* Autorin:

Alexandra Buba ist freie Journalistin und spezialisiert auf die Themen der Steuerberatungsbranche. Ihr besonderer Schwerpunkt sind Management- und IT-Themen (www.medientext.com). Sie schreibt regelmäßig für die STB Web-Redaktion.