13.12.2017 | Porträt

In der Praxis: Online-Shop-Daten verarbeiten

Von Alexandra Buba *

Ein ganz greifbares Problem der Digitalisierung, mit dem Steuerberater konfrontiert sind, sind die Onlineaktivitäten ihrer Mandanten - vor allen Dingen dann, wenn diese Handel im Internet betreiben. Werden dabei Grenzen auch nur durch ausländische Lager überschritten, wird es steuerlich relevant. Passiert dies bei Handelswaren mehrfach oder gar hundertfach, funktioniert eine händische, halbdigitale Bearbeitung nicht mehr. Unser Beitrag zeigt, wie Steuerberater Lukas Zimmermann aus München seine Onlinehändler digitalisiert betreut.

2016 betrieb bereits fast jedes vierte Unternehmen E-Commerce, wie das Statistische Bundesamt jüngst mitteilte. (Foto: © Elnur - Fotolia.com)

Um Neukunden gezielt unter Onlinehändlern zu akquirieren, bedarf es eines gewissen Selbstvertrauens. Denn wenn Mandanten anfangen, plötzlich Waren über Amazon oder andere Handelsplattformen zu vertreiben, dann befindet man sich im internationalen Umsatzsteuerrecht - und ist zudem mit einem Handelsgeschäft konfrontiert, in dem die Margen eng sind und der Gewinn über hohe Stückzahlen eingefahren wird. Eine Materie, die nach gesonderter Bearbeitung verlangt.

Foto: StB Lukas Zimmermann, München

Lukas Zimmermann, 44, aus München hat dieses Selbstbewusstsein. Der Wirtschaftsprüfer hat keine Scheu vor großen Datenmengen und intensiven Analysen derselben. Als daher einer seiner Mandanten in den Onlinehandel über Amazon einstieg und schnell erfolgreich seine Verkaufszahlen auf 1.000 und 2.000 Verkäufe pro Monat steigern konnte, zögerte er nicht. "Händisch kriegen Sie das rentabel überhaupt nicht hin", sagt er. "Ganz abgesehen von der Anzahl der Buchungen, wird es auch umsatzsteuerlich kompliziert."

Der Hintergrund ist, dass Amazon vor einiger Zeit mit seinem Fullfillment-Programm durch attraktivere Konditionen Händler gezielt in seine Lager nach Polen oder Tschechien lockt, um sein europäisches Lagernetzwerk EFN-Network oder PAN-EU-Network bestmöglich auszulasten. Dabei bietet die Plattform über Kooperationspartner auch steuerliche Unterstützung an (STB Web berichtete). Doch ungeachtet der Tatsache, ob diese ausreichend oder sinnvoll ist, verbleibt in jedem Fall die Buchführung beim Steuerberater. Denn eine Umsatzsteuererklärung macht noch keine gesetzeskonforme Abbildung im Rechnungswesen, bei dem die Einzelbuchungspflicht gilt.

Datev-Standard aus Amazon-Daten machen

Dabei sind die Schwierigkeit nicht die Daten an sich - diese gibt es ja bei Amazon - sondern die Tatsache, dass Steuerberater diese nicht einfach verarbeiten können. Dazu bedarf es einer Konvertierung, im Falle der Kanzlei Lukas Zimmermann & Partner, nach Datevstandard. Gelöst hat Zimmermann dieses Problem mit der Softwarelösung des Anbieters AccountOne (www.accountone.de). Die Software ruft sämtliche Transaktionen, also Bestellungen, Rücksendungen, Gutschriften sowie Teilgutschriften und innergemeinschaftliche Verbringungen vollständig bei Amazon ab. Danach ermittelt sie Absender- und Empfangsland und prüft, ob Lieferschwellen überschritten wurden; außerdem berücksichtigt sie, welche Optierungen angewendet werden.

Am Ende liefert AccountOne einen Datevexport im .csv-Format aus. Dieser beinhaltet für jede einzelne Bestellung einen eigenen Buchungssatz und einen OP-Marker, über den später die Auszahlung von Amazon zugeordnet werden kann. Damit dies möglich ist, werden auch alle Gebühren bei Amazon abgerufen und automatisch verbucht. Darüber hinaus enthält der Export Informationen zu dem Besteuerungsland um bei Datev die Automatik für "im anderen EU-Land steuerpflichtige Lieferungen" auszulösen. So können auch die Zahlungen Ihres Mandanten an die ausländischen Steuerbehörden den entsprechenden Verbindlichkeiten zugeordnet werden.

Ehe das immer problemlos genau so lief, wie beschrieben, habe es eine Weile gedauert, sagt Zimmermann. "Doch seitdem sind wir verstärkt in das Geschäft eingestiegen." Heute gebe es eine Menge Mandanten, die eben mal schnell einen Shop bei Amazon aufmachten, die Hürden sind niedrig. Über Steuerliches machten sie sich dabei oft erst einmal keine Gedanken.

Mandanten geben nur Datenzugriff frei

In der Praxis muss er das bei der Betreuung über die Kanzlei Lukas Zimmermann & Partner (www.lz-partner.de) auch nicht mehr tun. "Er holt einmal einen Token und gibt die Amazon-Schnittstelle für AccountOne frei, bei uns funktioniert die Verbuchung der Amazon-Umsätze und -Gebühren dann relativ automatisiert und die Zahlungsdaten laufen alle zwei Wochen dagegen. Eine Kontrolle ist natürlich weiterhin notwendig. Ab und zu ist auch ein manuelles Eingreifen nötig.", erklärt er. Korrekte Rechnungen müsse der Mandant natürlich schreiben. Nur erfolge die Verbuchung nicht auf Grundlage der Einzelrechnungen sondern auf Grundlage der gelieferten Datensätze. Grundsätzliche Voraussetzung sei darüber hinaus, dass die durch den Mandanten erstellten Rechnungen zu den Daten von Amazon passen würden und die Daten von Amazon die tatsächlich erbrachten Lieferungen und Leistungen korrekt abbilden würden.

Honoriert wird die Fibu freilich dennoch. "Wir rechnen nach wie vor nach Anzahl der Buchungen ab, allerdings ist es öfter so, dass wir mit dem Mandanten eine Pauschale vereinbaren, der will Planungssicherheit. Außerdem rechnen wir auch die Erstberatung ab, das ist schließlich Know-how, das wir uns erarbeitet haben", so Zimmermann. Dass das Modell funktioniert, spricht sich herum. Die Kanzlei erhalte im Moment ein bis zwei Anfragen pro Woche. "Tatsächlich ist das unser am stärksten wachsender Bereich", so Zimmermann.

Strategisch verspricht sich der Berater von dem Einstieg in die Schnittstellenarbeit außerdem einen ganz wesentlichen Know-how-Vorsprung. "Wir glauben, dass in Zukunft sehr viel über Schnittstellen laufen wird und sehen unsere Onlinehändler auch als Möglichkeit, vorn auf dem Zug der Digitalisierung mitzufahren."


** Autorin:

Alexandra Buba ist freie Journalistin und spezialisiert auf die Themen der Steuerberatungsbranche. Ihr besonderer Schwerpunkt sind Management- und IT-Themen (www.medientext.com). Sie schreibt regelmäßig für die STB Web-Redaktion.