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Bundesfinanzministerium bestätigt Verwaltungspraxis der einfachen Nachweise für betriebliche Fahrzeuge

Artikel vom: 25.11.2009

Von RA StB Volker Schmidt, Stuttgart
 

Foto: RA/StB Volker Schmidt

Das Bundesfinanzministerium hat in einem aktuellen Schreiben die Regelungen zum Nachweis der Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zusammengefasst. In dem Schreiben wird außerdem die geltende Verwaltungspraxis bestätigt, die in vielen Fällen vereinfachte Aufzeichnungen zulässt.

Selbstständige dürfen ihre Privatfahrten nur dann pauschal beim Finanzamt abrechnen, wenn sie den Pkw zu mehr als 50 Prozent für Firmenzwecke verwenden. Ansonsten müssen sie sich die lästige Arbeit machen, ein Fahrtenbuch zu führen. Das Bundesfinanzministerium hat jetzt in einem aktuellen Erlass vorgegeben, wie sich die betriebliche Nutzung belegen und ein Fahrtenbuch vermeiden lässt (Az. IV C 6 - S 2177/07/10004). Wie bereits in der Verwaltung seit längerem praktiziert, sind formlose Aufzeichnungen über drei Monate ausreichend; oftmals wird überhaupt kein Nachweis benötigt.

Daher können Unternehmer, Freiberufler, Landwirte sowie Gesellschafter einer KG, OHG oder GbR ohne Mühe pro Monat ein Prozent vom Listenpreis ansetzen, wenn sie einen Wagen bis zu 49,9 Prozent für Freizeit, Urlaub oder Fahrten durch Familienangehörige verwenden. Dann lassen sich sämtliche Kfz-Kosten als Betriebsausgaben absetzen und die hierin erhaltene Vorsteuer wird vom Finanzamt in voller Höhe erstattet. Im Gegenzug muss dann die 1 %-Regelung angewandt werden.



Damit diese Rechnung zum Erfolg führt, müssen Selbstständige dem Finanzamt die überwiegend betriebliche Verwendung des Pkw nachweisen. Nur wenn ihnen das nicht gelingt, sind die Kosten exakt zwischen Beruf und Privatsphäre aufzuteilen und es kommt im Ergebnis zu einem deutlich höheren Gewinn. Zudem muss auch noch ein Fahrtenbuch geführt werden, um die entsprechenden Anteile aufzuschlüsseln. Wird der Wagen zu 50,1 Prozent betrieblich gefahren, kommt es ohne Fahrtenbuch zur Pauschalregelung. Ist es hingegen ein Bruchteil weniger, lassen sich die anfallenden Kfz-Kosten deutlich ungünstiger als Betriebsausgaben absetzen, was sich auch negativ bei der Umsatzsteuer bemerkbar macht.

Für die Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Strecken erlaubt die Finanzverwaltung bei der Nachweisführung eine Reihe von Vereinfachungsregeln. Bei einigen Berufsgruppen wie Handelsvertretern oder Taxiunternehmern mit typischer Reisetätigkeit wird die überwiegend dienstliche Nutzung schlichtweg unterstellt. Ansonsten reicht es bereits, wenn die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb über das Jahr gerechnet mehr als 50 Prozent ausmachen. Keine Probleme haben auch Betriebe, die ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen. Hier können alle Nettokosten als Betriebsausgaben und zusätzlich die hierauf entfallende Vorsteuer abgesetzt werden. Bei den Arbeitnehmern greift für die Entgeltsbesteuerung lediglich die so genannte 1 %-Regelung, gleichgültig wie oft sie den Pkw für Freizeit und Urlaub nutzen.

Trifft hingegen keine dieser Besonderheiten zu, können Selbstständige den Nachweis über die betrieblichen Fahrten glaubhaft machen, ohne dass sie hierfür ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch benötigen. Als Beleg reichen bereits Eintragungen in Terminkalendern, Reisekostenaufstellungen sowie anderen Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Ist der vereinfachte Nachweis über den betrieblichen Nutzungsanteil einmal erbracht, hat sich diese Mühe auf Dauer gelohnt. Denn das erzielte Ergebnis darf auch für die Folgejahre weiterhin unterstellt werden, sofern sich hier keine wesentlichen Veränderungen ergeben. In der Regel kann der einmalig ermittelte betriebliche Anteil dann bis zum Verkauf des Pkw verwendet werden.

Lässt sich hingegen trotz aller Arbeit und Aufzeichnungen über die drei Monate die 50-Prozent-Schwelle für die betriebliche Nutzung nicht überspringen, bedeutet dies Mehrarbeit und in der Regel auch höhere Steuern. Denn dann muss der private Fahranteil exakt und nicht nur pauschal Gewinn erhöhend verbucht werden und es besteht bis zum Besuch der Betriebsprüfung die latente Gefahr, dass die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch nicht anerkannt werden. Unter diesem Aspekt lohnt es sich, für ein Vierteljahr exakt die dienstlichen Strecken aufzuzeichnen, wozu auch die Fahrtstrecke zur eigenen Wohnung gehört.

Das vollständige BMF-Schreiben IV C 6 - S 2177/07/10004 finden Sie hier als pdf-Datei zum Download.



Hinweise zum Autor

Volker Schmidt ist Rechtsanwalt und Steuerberater und seit 1998 Partner der Beratungsgesellschaft Ebner Stolz Mönning Bachem. Das Unternehmen zählt mit mehr als 700 Mitarbeiter an 13 Standorten und erzielen einen Honorarumsatz von ca. 90 Mio. Euro zu den zehn großen, etablierten Unternehmen der Branche in Deutschland.

www.ebnerstolz.de
mailto:volker.schmidt@ebnerstolz.de 

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 25.11.2009, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.

 

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