18.05.2016 | Kanzleimanagement und IT

Rein in die Box, raus aus der Box: Lösungen für die Online-Zusammenarbeit mit den Mandanten

von Alexandra Buba *

Schnell mal ein paar Daten mit dem Mandanten tauschen – das wollen viele Steuerberater aus gutem Grund nicht mehr per E-Mail tun. Mittlerweile gibt es eine Fülle von Lösungen für den mehr oder weniger sicheren Datentausch und die Online-Zusammenarbeit mit den Mandanten.

(Foto: © NicoElNino - Fotolia.com)

Im Privatleben ist alles ganz einfach: Schnell die Urlaubsfotos in den kostenlosen Onlinespeicher geschoben und die Freunde zum Zugriff eingeladen: So können alle an den Traumferien auf den Seychellen teilhaben. Wenn die NSA die Strandfotos auch sehen möchte – bitteschön! Die unvorteilhaften sind eh längst im digitalen Nirwana und haben das Netz nie gesehen.

Mit Unternehmenszahlen geht dies leider nicht so einfach, eine Zensur dessen, was dem öffentlichen Auge nicht schmeichelt, verbietet sich. Das Steuergeheimnis ist deshalb eine wichtige Errungenschaft, auf die viele in diesem Land nicht verzichten möchten. Das bedeutet, dass Bilanzen, Steuererklärungen oder BWAs, die dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden sollen, bitteschön vor jedwedem unberechtigtem Blick zu schützen sind. Damit hat sich der Versand per E-Mail erledigt, es sei denn, er erfolgt verschlüsselt. Dies finden aber viele Kanzleien und Mandanten nach wie vor umständlich und unterlassen es daher.

Komfortabler, weil von allen Endgeräten erreichbar, ist der Datenaustausch über ein Mandantenportal. Die Theorie ist simpel: Der Mandant loggt sich mit einem Passwort in einen Onlinespeicher ein. Dieser liegt entweder in einem Rechenzentrum eines dritten – etwa des Kanzleisoftwareanbieters – oder auf dem Kanzleiserver. Der Steuerberater bespielt den Speicher mit Auswertungen, der Mandant mit Belegen. In der Praxis sind dafür im Moment im wesentlichen drei verschiedene Varianten auf dem Markt.

Modell 1: Dropbox & Co.

Mittlerweile gibt es eine Reihe von kostenlosen, oder bei höherem Datenvolumen äußerst kostengünstigen, allgemeinen Onlinespeichern wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive von Microsoft. Die Speicherkapazität ist dabei limitiert, etwa auf 2, 5 oder 15 GByte. Danach werden geringe Entgelte fällig. Doch problematisch an den günstigen Onlinespeichern ist nicht ihre Kapazität, sondern die Frage der Sicherheit. Eine Verschlüsselung der Daten auf den virtuellen Festplatten kann der Nutzer zwar in Eigenregie vornehmen, die Systeme unterstützen ihn dabei aber in der Regel nicht. Zudem sind die Standorte der Server oftmals außerhalb der EU und unterliegen unzureichenden Datenschutzbestimmungen. Auch die Authentifizierung ausschließlich mittels Passwort ist angreifbar.

Neben den, vorwiegend in den USA ansässigen Speicheranbietern, gibt es mittlerweile auch deutsche und europäische Systeme. Sie entsprechen eher den Sicherheitsanforderungen, die eine Steuerberatungskanzlei an den Onlinedatentausch stellen sollte. Die vergleichsweise unbekannten deutschen Anbieter Hornet Drive oder TeamDrive liefern Systeme, bei denen die Daten verschlüsselt gespeichert werden, und bieten damit sicherere Alternativen zu Dropbox & Co. Für die Angebote mit unterschiedlichen Funktionsumfängen fallen geringfügige Kosten an (unter 100 Euro pro Jahr – 300 pro Jahr).

Fazit: Die in den USA ansässigen Anbieter von Onlinespeichern genügen weder den in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen noch den Vertraulichkeitsanforderungen einer Steuerberatungskanzlei. Wohl aber gewährleistet sind diese bei einigen deutschen Alternativen.

Modell 2: Spezialisierte Anbieter mit Serverstandort Deutschland

Wer als Kanzlei einen Schritt weitergehen und seinen Mandanten ein auch so benanntes Mandantenportal auf der Homepage anbieten möchte, der wird bei Anbietern fündig, die sich auf Steuerberater und ähnliche Berufsgruppen spezialisiert haben; oftmals sind dies Systemhäuser. Via Link auf der Homepage gelangt der Mandant etwa bei mandantenportal.org in den Onlinespeicher der Kanzlei. Denn bei diesem System läuft der Webservice innerhalb der Kanzlei, die als Rechenzentrum fungiert.

Innerhalb der Kanzlei-IT ist die Speicherlösung tief in die bestehende Infrastruktur integriert, so dass Mitarbeiter Dokumente nur in einem bestimmten Ordner ablegen müssen, damit sie dem Mandanten zur Verfügung stehen. Dabei benachrichtigt das System den Mandaten automatisch bei der Bereitstellung von Daten und versendet Erinnerungen. Für ihn ist es möglich, von jedem Endgerät aus zuzugreifen, die Authentifizierung erfolgt entweder nur per Passwort oder über ein Zwei-Faktor-Verfahren. Nach Freigabe kann auch der Mandant Daten hochladen – etwa das Foto des Bewirtungsbelegs über sein iPhone.

Fazit: Preislich sind diese Modelle attraktiv, liegen zum Beispiel mit 49 Euro pro Monat auch für kleine Kanzleien im budgetverträglichen Bereich. Wichtig ist aber zu bedenken, dass die Kanzlei in diesem Fall der Onlineservice-Dienstleister ist – d. h. sie ist für die Sicherheit und den Schutz der gespeicherten Daten voll verantwortlich.Andererseits findet eine direkte Nachrichtenübermittlung zwischen Mandant und Kanzlei statt, ohne dass Dritte – etwa Cloudanbieter – an der Verbindung beteiligt sind.

Modell 3: Die Onlineplattformen der Kanzleisoftwarehersteller 

Während es bei den ersten beiden Modellen lediglich um den Datentausch und die Archivierung geht, bieten die Kanzleisoftwarehersteller mit ihren Onlineplattformen weit darüber hinaus gehende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit von Kanzlei und Mandant an: Das geht sowohl bei Datev mit Unternehmen online, als auch bei Addison, Agenda oder hmd. Hintergrund dieser Lösungen ist, dass hier nicht nur Daten in der Cloud liegen, sondern auch die zugehörigen Programme. Ein weiterer, ganz wesentlicher Unterschied zu den Mandantenportalen in Modell 2 ist außerdem, dass die Daten nicht auf dem Kanzleiserver, sondern in den Rechenzentren der Anbieter gespeichert werden. Die Verantwortung für deren Sicherheit und Schutz liegt damit bei diesen. Dementsprechender Service und Funktionsumfang hat freilich einen anderen Preis als schlichte Speichermodelle. Wichtig bei der Entscheidung für ein solches Modell ist, genau darauf zu achten, welche Module der Mandant ggf. nutzen und auch bezahlen muss.

Damit Mandanten zum Beispiel nicht mehr zwangsläufig „Datev Unternehmen online“ einsetzen müssen, um online mit ihrem Berater in der Datev-Cloud Daten zu tauschen, hat sich die Genossenschaft kürzlich geöffnet und Schnittstellen geschaffen. So können Mandanten mittlerweile auch Lösungen von Haufe oder Exact einsetzen und dennoch ihre Belege hochladen, ohne Unternehmen online einzusetzen. Der Anwender muss sich für eine Übertragung direkt aus seiner genutzten Software heraus mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung im Datev-Rechenzentrum anmelden. Da die Belegverwaltung Teil von Unternehmen online ist, läuft die Kommunikation mit den Datev-Programmen beim Steuerberater über die Unternehmen online-Plattform und die Daten befinden sich letztlich auch in Unternehmen online. Für die Nutzer im Unternehmen funktioniert der komplette Datenaustausch aber komfortabel aus ihrer gewohnten Umgebung heraus.

Ebenfalls eine DatevConnect online-Schnittstelle hat Scopevisio, weitere Anbieter sollen folgen. Die Anzahl der Systeme, die letztlich über diese Schnittstelle verfügen, ist vonseiten der Datev nicht limitiert, einen definierten Zeitplan aber gibt es nicht.

Fazit: Kanzleien, mit einem hohen Anteil von selbst buchenden Mandanten und/oder viel Potenzial in diesem Bereich sollten sich überlegen, ob sie zum Datenaustausch nicht gleich ein umfassendes System einsetzen, mittels dessen auch eine weitergehende Zusammenarbeit in der Cloud möglich ist.

(STB Web)

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 18.05.2016, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.