21.01.2015 | Digitalisierung kontrovers

Digitale Buchführung: Belege scannen - wer darf ran?

von Alexandra Buba *

Digitalisierung – das klangvolle Zukunftswort bedeutet heute in der Praxis oft schlicht auch nur, eine Menge Papier für die elektronische Verarbeitung einzuscannen. Für Kanzleien ist die Grenze des digitalen Belegwesens heute häufig schnell erreicht, nämlich dann, wenn Mandanten nicht fähig oder willens sind, korrekt gescannte Belege – auch von ellenlangen Kassenbons, winzigen Tankquittungen und mehrfach getackerten Rechnungen – zu liefern. Am besten läuft der Prozess zudem noch nach den Anforderungen der Musterverfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer ab, damit die Papierbelege anschließend vernichtet werden dürfen.

Damit ist die Mehrzahl der Mandanten heute überfordert. Kann es aber sinnvoll sein, dass die Kanzlei selbst das Scannen übernimmt? „Eventuell“, sagt WP, RA, StB Roland Kleemann, Gründer und Partner der Berliner Partnerschaftsgesellschaft Wollmann & Kleemann und Präsident der Steuerberaterkammer Berlin. Der Diplom-Wirtschaftsingenieur Ulrich Tröller, Geschäftsführer des Dienstleisters Enteos GmbH, meint dagegen: „Nur so kann das digitale Belegwesen als einheitlicher Prozess in der Kanzlei überhaupt funktionieren“. Ihre Standpunkte diskutieren beide im Interview mit STB Web.

STB Web:
Herr Kleemann, halten Sie Ihre Mandanten dazu an, ihre Belege selbst zu scannen oder übernehmen Sie diese Aufgabe für sie?

Roland Kleemann
(Foto: Roland Kleemann)

Roland Kleemann:
Wir haben mittlerweile eine ganze Reihe von Mandanten, die ihre Belege für das digitale Belegwesen selbst scannen. Natürlich sind das bei Weitem noch nicht alle, und ich kaufe Mandanten auch schon mal einen professionellen Scanner zum 10-jährigen Betriebsjubiläum. Generell lassen die Steuerberaterkammern aber die Frage offen, wer scannen sollte – das können Berater und Mandanten pragmatisch von Fall zu Fall selbst regeln. Es gibt da keine Präferenz.

STB Web:
Sie haben durchaus eine Präferenz, Herr Tröller, oder?

Ulrich Tröller
(Foto: Ulrich Tröller)

Ulrich Tröller:
Ich stimme Herrn Kleemann absolut darin zu, dass es ideal ist, wenn eine Kanzlei alle ihre Mandanten davon überzeugen kann, ihre Dokumente selbst zu scannen. Meine Erfahrung ist allerdings, dass dies den wenigsten gelingt, es steckt ein erhebliches Problempotenzial im Scan-Prozess beim Mandanten, was mit einem geeigneten Scanner nur anfängt. Ziel muss doch sein, zu einem einheitlichen, rein digitalen Prozess in der Kanzlei zu kommen. Doch oftmals werden bestimmte Mandanten gar nicht gefragt, ob sie ihre Belege nicht digital beibringen könnten.

Roland Kleemann:
Das kann ich bestätigen – wir regen das Thema nur an, wenn wir wissen, dass wir auf fruchtbaren Boden treffen.

STB Web:
Tatsächlich ist es ja oftmals nicht nur eine Frage des Wollens, sondern auch das Könnens, wenn Mandanten verarbeitungsfähige Belege liefern sollen. Was ist denn die Alternative?

Ulrich Tröller:
Meiner Meinung nach ist die einzig gangbare Alternative, dass in der Kanzlei gescannt wird, aber nicht von den hochqualifizierten Kräften des Steuerberaters, sondern von einem Dienstleister, der für diese Tätigkeit geringer entlohnte Mitarbeiter einsetzen kann.

Roland Kleemann:
Das müsste ich aber dem Mandanten dann auch in Rechnung stellen – und der wird schwerlich bereit sein, dafür Honorar zu entrichten, da das reine Scannen für ihn ja keinerlei Nutzen bringt. Für uns ist die Alternative ganz klar, noch mindestens zehn Jahre lang parallel mit digitalen und klassischen Papierbelegen zu arbeiten. Bei kleinen Unternehmensmandanten ist es schlichtweg viel schneller und einfacher, die paar Belege noch einmal abzutippen als das Ganze aufwändig zu digitalisieren.

Ulrich Tröller:
Das stimmt schon – nur Einscannen bringt nichts; die Digitalisierung eines Belegs ist heute zehn bis 20 Prozent teurer als wenn Sie ihn mit der Hand abtippen. Der Nutzen entsteht erst in der Masse und dann, wenn dahinter ein Prozess steckt, der in 90 Prozent der Fälle bereits einen Buchungsvorschlag mit dem richtigen Konto bringt. Das klappt aber oftmals nur bei größeren Mandanten mit einer Vielzahl von Belegen.

STB Web:
Können kleinere Kanzleien und Mandanten dann überhaupt von gescannten Belegen profitieren?

Roland Kleemann:
Richtige Vorteile auf beiden Seiten entstehen erst, wenn der Mandant auch Zahlungsverkehr online einsetzt; das setzt aber Überzeugungsarbeit – manchmal über Jahre – hinweg voraus.

Ulrich Tröller:
Es geht auch um den Imagegewinn. Es ist unangenehm, wenn Sie den Mandanten bei der Jahresabschlusserstellung nochmals um einen Beleg bitten müssen und er Sie verständnislos fragt, wieso Sie den denn nochmal bräuchten – Sie hätten ihn doch schon gehabt.

Roland Kleemann:
Das genieße ich auch – wenn ich bei der Bilanzpräsentation mit dem Beamer bei Detailfragen einfach auf die Buchungszeile klicken und den Beleg an die Wand werfen kann, dann bekommen die Mandanten große Augen.

Ulrich Tröller:
Das macht Eindruck.

Roland Kleemann:
Natürlich.

STB Web:
Mit den neuen GoBD taucht auch die Frage nach dem ersetzenden Scannen wieder auf – also vereinfacht gesagt, ob Mandant oder Steuerberater die Papierbelege nach dem Scannen einfach wegwerfen dürfen – wie sehen Sie das?

Roland Kleemann:
Viel kritisiert erleichtern die GoBD an diesem Punkt tatsächlich einmal die Digitalisierung, weil sie klar regeln, wie die Voraussetzungen für ordnungsgemäßes Scannen sind. Es gibt mittlerweile auch eine Musterverfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer dazu, die gar nicht so schwer einzuhalten ist.  

Ulrich Tröller:
Trotzdem glaube ich, dass die meisten Kanzleien heute nicht die Fähigkeit haben, das ersetzende Scannen anzubieten.

Roland Kleemann:
Das sehe ich auch so. Das fängt nicht erst damit an, ob und wie dokumentiert wird, sondern tatsächlich schon dabei, wie der Scanner arbeitet, manchmal kann er nur pdfs ausgeben, obwohl tiffs eigentlich viel schöner wären. Also hier steckt die Tücke wirklich im Detail.

Ulrich Tröller:
Vielfach fehlt auch schlichtweg das Wissen - ich kenne Kanzleien, in denen die vom Mandanten eingescannten Belege zunächst einmal mit den Originalpapierbelegen verglichen werden, um sie auf Echtheit zu kontrollieren, um sie dann verbuchen zu können. Die Buchhaltung dauert freilich dann insgesamt doppelt so lang.

STB Web:
Sollten Kanzleien das ersetzende Scannen denn dann überhaupt als Dienstleistung anbieten?

Ulrich Tröller:
Die größte Fehlerquelle ist der Mitarbeiter vor dem Scanner, und Sie müssen nachweisen, dass Sie den Prozess im Griff haben. Wird eine nicht eingescannte Rückseite dann eben nach gescannt, wird das normalerweise nicht dokumentiert. Damit ist das Procedere nicht mehr korrekt.

Roland Kleemann:
Ich sehe das gar nicht so dramatisch. Als Praktiker bekomme ich 99 Prozent korrekte Belege auf den Schirm. Wenn mir dann zu einer Kontoabbuchung, die ich aufgrund des Empfängers als Betriebsausgabe erkenne und als solche buche, der Beleg fehlt, schmeißt mir die später ein Prüfer raus. Wenn ich einen Beleg habe, habe ich eine Betriebsausgabe und sonst nicht. Ich glaube nicht, dass der Prüfer dann herkommt und nachfragt, ob die Verfahrensdokumentation beim Scannen denn auch so richtig gelebt wird. Und selbst wenn das in diesem Fall nicht so war – ist dann die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß?

STB Web:
Wie glauben Sie, wird sich das Thema in den kommenden Jahren entwickeln?

Ulrich Tröller:
Ich denke, ein rein digitalisiertes Belegwesen in der Kanzlei wird sich durchsetzen und diejenigen Kanzleien, die diesen Weg nicht mitgehen können oder wollen, werden schließlich von profitableren Einheiten aufgekauft.

Roland Kleemann:
Meiner Meinung nach wird der arbeitsteilige Gedanke ein wichtiger Treiber sein – Mandanten wollen in der Buchhaltung mehr selbst machen, ihre Belege nicht mehr außer Haus geben und in der Konsequenz natürlich auch selbst scannen. Das wird die Kanzleien entlasten.

STB Web:
Herr Kleemann, Herr Tröller, vielen Dank für das Gespräch!

WP, RA, StB Roland Kleemann ist Gründer und Partner der Berliner Partnerschaftsgesellschaft Kleemann & Wollmann und außerdem Präsident der Steuerberaterkammer Berlin.

Diplom-Wirtschaftsingenieur Ulrich Tröller ist Geschäftsführer der Enteos GmbH in Deutschland. Das Unternehmen unterstützt Kanzleien beim Digitalisierungsprozess und übernimmt unter anderem das Einscannen der Belege und das Erfassen der Belegmerkmale von den Belegen aus dem Pendelordner.

 

* Hinweise zur Autorin:

Alexandra Buba, Nürnberg, ist freie Journalistin und spezialisiert auf die Themen der Steuerberatungsbranche. Ihr besonderer Schwerpunkt sind Management- und IT-Themen.

Weitere Informationen unter:

www.medientext.com

 

(STB Web)

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 21.01.2015, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.