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Interview: Ist die E-Rechnung die günstigere Alternative?

Artikel vom: 26.05.2010

Foto: iStock.com

STB Web:

Warum setzen so viele Unternehmer - trotz der Kosten - immer noch auf die konservative Alternative der Rechnung?

Corinna Sindlhauser:

Die meisten Menschen verlassen sich lieber auf gewohnte Prozesse und ihnen vertraute Vorgehensweisen, solange es nicht triftige Gründe gibt, sich auf etwas Neues einzulassen. Zudem herrscht bei vielen Unternehmern nach wie vor Unsicherheit beim Umgang mit elektronischen Rechnungen und den damit verbundenen rechtlichen Implikationen.

STB Web:

Welche Probleme und Kostenfaktoren ergeben sich denn, wenn Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verschicken?

Corinna Sindlhauser:

Neben Porto- und Papierkosten fallen bei der herkömmlichen Papierrechnung auch Aufwand und Material für den Druck und die Kuvertierung an. Außerdem nehmen der Weg zur Post und der Zustellungsweg Zeit in Anspruch, während eine elektronische Rechnung ihren Empfänger umgehend nach dem Mausklick erreicht. Zur Verbuchung in der Finanzbuchführung müssen die Informationen der Papierrechnungen noch einmal gesondert erfasst werden. Wird die Buchung in der Steuerberatungskanzlei erledigt, ist dafür zusätzlich ein Transport der Papierbelege notwendig. Bei elektronischen Rechnungen lassen sich die Daten dagegen problemlos ins Rechnungswesen übernehmen - egal, ob im Unternehmen oder in der Kanzlei.

STB Web:

So mancher Unternehmer würde sicherlich gern auf elektronische Abwicklung umstellen, scheut jedoch die rechtlichen Anforderungen. Auch viele Steuerberater schicken ihre Abrechnung an die Mandantschaft in der Regel per Post. Was raten Sie in diesen Fällen?

Corinna Sindlhauser:

	Corinna Sindlhauser, DATEV

Für die Rechnungen der Steuerberater greift zusätzlich noch eine berufsrechtliche Besonderheit: Sie dürfen für den elektronischen Versand der Honorar-Rechnungen in der Regel keinen Signaturdienstleister nutzen, sondern benötigen eine eigene Signaturkarte. Das ist ein Grund, warum sie ihre Rechnungen häufig noch auf Papier versenden.

STB Web:

Welche praktischen Tipps können Sie für die Umstellung auf E-Rechnungen geben?

Corinna Sindlhauser:

Die DATEV-Lösung eRechnung ist genau darauf ausgelegt, dem Anwender die Vorteile der elektronischen Rechnungen zu erschließen, ohne dass sich dieser dafür eine Infrastruktur zulegen muss, die den rechtlichen Anforderungen gerecht wird: Der Rechnungsaussteller speichert seine Rechnung als PDF-Datei in einem Verzeichnis. Die Rechnung wird mit dem Belegtransfer an das DATEV-Rechenzentrum geschickt, dort signiert, archiviert und dem Rechnungsaussteller für den E-Mailversand bereitgestellt. Eine technische Umstellung ist zur Nutzung des Verfahrens nicht nötig, da das Programm Bestandteil einer browserbasierten Anwendung ist, die im DATEV-Rechenzentrum betrieben wird. Wer neu auf das System umsteigt, muss seine Prozesse entsprechend anpassen. Wer Bedenken hat, sich nicht so schnell daran gewöhnen zu können, für den bieten wir auch eine Einstiegsberatung und stellen Leitfäden bereit.

STB Web:

Arbeitsabläufe laufen vielerorts - vor allem in Steuerberatungskanzleien - schon elektronisch ab. Wie lässt sich dies mit der E-Rechnung verbinden?

Corinna Sindlhauser:

Die eRechnung lässt sich problemlos in die bestehenden digitalen Prozesse in den Kanzleien einbinden. Sie ist eine Erweiterung, die optimal in den Arbeits- und Informationsprozess zwischen Mandant und Kanzlei integriert werden kann. Im DATEV-Rechnungswesen-Programm sind auch hier die Felder (wie Rechnungsbetrag, Datum, Rechnungsnummer) vorbelegt, wie es die Kanzlei häufig schon vom digitalen Buchen kennt. Zusätzlich wird das Ergebnis der Signaturprüfung zum Buchungssatz angezeigt.

STB Web:

Ist die rechtliche Anforderung der qualifizierten Signatur nicht auch ein hoher Kostenpunkt?

Corinna Sindlhauser:

Im Vergleich zu den Material- und Portokosten von Papierrechnungen werden sich bei der konsequenten Nutzung elektronischer Rechnungen in der Regel Einsparungen ergeben. Deren Höhe ist natürlich von verschiedenen Größen - in erster Linie dem Rechnungsvolumen - abhängig. Zudem lassen sich die Kosten für die Signatur nur schwer beziffern, da sie je nach Anbieter unterschiedlich ausfallen. Da kann ich nur für unsere Lösung der eRechnung sprechen: Hier zahlt der Anwender eine monatliche Gebühr für die Nutzung der Unternehmen online-Anwendungen sowie für die Archivierung je nach Speichervolumen einen kleinen Betrag. Zusammen bewegen sich diese Kosten im unteren zweistelligen Euro-Bereich. Die Signatur der Ausgangsrechnungen berechnet DATEV mit 24 Cent für die ersten 100 und noch geringeren Gebühren für weitere Rechnungen.

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 26.05.2010, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.

08.02.2012

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