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Rückstellung für Archivierungskosten: Teure Aufbewahrungspflichten steuerlich nutzen

Artikel vom: 21.04.2010

Von WP/StBin Diplom-Betriebswirtin Claudia Breitschaft *

Foto: Claudia Breitschaft

Nach den Vorschriften des Handelsrechts (§ 257 HGB) und Steuerrechts (§ 147 AO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen eine bestimmte Zeit – meist sechs oder zehn Jahre – aufzubewahren. Für die Erfüllung dieser Aufbewahrungspflicht und die dadurch entstehenden Kosten ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (§ 249 Absatz 1 Satz 1 HGB). Die Aufbewahrungspflicht stellt eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung dar, die bereits in dem Jahr wirtschaftlich verursacht wird, in dem die betreffenden Unterlagen entstanden sind.


Das Unternehmen kann dabei unter anderem die folgenden Kosten zurückstellen:

• die Kosten der Lagerung der Geschäftsunterlagen (anteilige Abschreibung, Miete etc.),
• die Personalkosten für die Verwaltung des Archivs und die Einlagerung der Geschäftsunterlagen nach Ablauf des Geschäftsjahres,
• die Kosten für die Abschreibung der Lagerregale,
• die Kosten für die Vorhaltung von elektronischen Buchführungsunterlagen ("digitale Betriebsprüfung").

Grundsätzlich kann die Rückstellung für Archivierungskosten mit den Einzelkosten zuzüglich der mit der Erfüllung der Aufbewahrungspflicht zusammenhängenden Gemeinkosten ermittelt werden. Die Kosten sind dann bei der Rückstellungsbildung in solche für die Aufbewahrung von Unterlagen für sechs und zehn Jahre zu unterteilen, was bei der Dotierung entsprechend zu berücksichtigen ist.


Vereinfachte Ermittlungsmethode zulässig

Die Finanzverwaltung lässt jedoch auch eine vereinfachte Ermittlungsmethode zu, bei der die jährlich wiederkehrend anfallenden Archivierungskosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden. Eine Unterscheidung zwischen Unterlagen mit einer zehn- und sechsjährigen Aufbewahrungspflicht muss dann aus Vereinfachungsgründen nicht mehr erfolgen. Weiterhin sieht die Methode der Finanzverwaltung einen pauschalen Abschlag von 20 % vor, damit keine aufwendige Trennung in aufbewahrungspflichtige und freiwillig aufbewahrte Unterlagen mehr erfolgen muss.

Die Ermittlungsmethode der Finanzverwaltung wurde mittlerweile auch durch eine Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 21. Januar 2009 (Az. 3 K 12371/07) anerkannt. Gegen die Entscheidung des Finanzgerichts ist allerdings eine Revision vor dem Bundesfinanzhof anhängig (Az. X R 14/09).


Änderungen durch das BilMoG

In der Handelsbilanz war eine Abzinsung von Sachleistungsverpflichtungen bis zum Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) nicht zulässig. In der Neufassung des § 253 HGB sieht die Vorschrift künftig allerdings eine Abzinsung von Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr vor. Die Abzinsung hat dabei mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre zu erfolgen. Der anzuwendende Abzinsungszinssatz wird dabei künftig von der Deutschen Bundesbank ermittelt und monatlich veröffentlicht.


Hinweise zur Autorin:



Diplom-Betriebswirtin Claudia Breitschaft ist Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin der SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH in Regensburg.

eMail: office-r@shc.de
Homepage: http://www.regensburg.shc.de

(STB Web)

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 21.04.2010, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.

08.02.2012

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