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Steuerfreiheit der vom Unternehmen gezahlten Übernachtspauschale bei Übernachtung im Ausland

Artikel vom: 16.07.2009

Von Assessor jur. Harald Büring


Ein Arbeitgeber, der seinen Arbeitnehmer im Ausland einsetzt, darf die Übernachtungskosten normalerweise ohne Nachweis in Höhe der für das jeweilige Land geltenden Übernachtungspauschale steuerfrei erstatten. Bei LKW-Fahrern darf die Finanzverwaltung jedoch – je nach der Ausstattung des Fahrzeugs - strenger sein.

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Bei Übernachtungen der Arbeitnehmer im Rahmen eines Einsatzes im Ausland hat der Arbeitgeber die Wahl: Er kann dem Mitarbeiter die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für seine angefallenen Übernachtungen steuerfrei erstatten, wenn der Betroffene dem Finanzamt die Höhe dieser Kosten durch entsprechende Belege nachweisen kann. Der Arbeitgeber kann darüber hinaus und unter normalen Umständen auch die Erstattung in Höhe des für das jeweilige Land geltenden Übernachtspauschale ausbezahlen, ohne dass das Finanzamt einen Nachweis verlangen darf.

Dies ergibt sich zwar nicht aus dem Einkommenssteuergesetz, wohl aber aus der Verwaltungsanweisung H 40, den sogenannten "Hinweisen" auf die Lohnsteuerrichtlinien. Hierbei handelt es sich zwar um verwaltungsinternes Recht. Dieses muss das jeweilige Finanzamt aber auch anwenden, weil die Finanzbehörden hier grundsätzlich einer Selbstbindung aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes unterliegen.

Anders ist das jedoch bereits schon aufgrund dieser Verwaltungsanweisung, wenn die Erstattung im Einzelfall zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würden. Das ist dann zu bejahen, wenn die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund eines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat oder wenn in einem Fahrzeug übernachtet wird.

Wenn hinreichende Anhaltspunkte für eine Übernachtung des Arbeitnehmers sprechen, darf das Finanzamt dem auch nachgehen und vom Arbeitnehmer die Vorlage der Nachweise fordern.

Hierzu hat nunmehr das hessische Finanzgericht mit Urteil vom 16.03.2009 (Az. 11 K 1498/05) entschieden, dass ein hinreichender Anlass zur Überprüfung bei LKW Fahrern vorliegt, deren LKW mit einer Schlafkabine versehen sind. Hier reicht die bloße Behauptung des Fahrers allein nicht aus, dass er in dem Reihenhaus eines holländischen Geschäftspartners entgeltlich übernachtet habe. Vielmehr muss der Arbeitnehmer dies auch belegen können.

Im zugrundeliegenden Sachverhalt konnte der Fahrer jedoch anstelle einer Rechnung sowie einer Quittung über das gezahlte Geld nur eine eidesstattliche Versicherung des holländischen Geschäftspartners vorlegen, in der dieser die entgeltliche Übernachtungen des Fahrers in dem Zeitraum von 1999 bis 2001 unter Angabe der Anzahl der Übernachtungen sowie der Höhe des gezahlten Entgeltes von rund 50 Euro pro Übernachtung bestätigte.

Hierzu stellten die Richter des hessischen Finanzgerichtes unter Würdigung aller Umstände des Einzelfalles fest, dass die Vorlage einer solchen Versicherung hier ausreichend gewesen ist. Bei dem Betrag von etwa 50 Euro pro Übernachtung handele es sich auch um keine Übernachtungskosten, die bei Anwendung der Übernachtungspauschalen zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würden. Das Finanzamt müsse zudem eine entgeltliche Übernachtung in einem Privathaus ebenso anerkennen, wie die Übernachtung in einem Hotel.

Diese Entscheidung ist mittlerweile rechtskräftig.

Nähere Infos über Reisekosten können einem Merkblatt der IHK entnehmen werden, das hier eingesehen werden kann.

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 16.07.2009, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.

 

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