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Meist unterschätzt und oft missverstanden: Der Wert der 'unproduktiven Stunden'

Artikel vom: 20.02.2008

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Die Ursache dafür liegt darin, dass in diesem Zusammenhang unglückliche Begriffe verwendet werden: Anstelle von "produktiv" und "unproduktiv" schlage ich vor, "verrechenbar" und "nicht verrechenbar" zu verwenden. So vermeidet man den negativen Beigeschmack des Wortes "unproduktiv", dass man nichts (Produktives) tut.

Das größere Missverständnis

Die Begriffe sind nur der kleinere Teil eines Missverständnisses, das allerdings eine große Bedeutung für die Kanzleientwicklung hat. Nicht die verrechenbaren Stunden des Kanzleiinhabers/Partners bringen die Kanzlei weiter, sondern die nicht verrechenbaren Stunden – richtig eingesetzt – entscheiden über den langfristigen Erfolg der Kanzlei.

Um es auf den Punkt zu bringen:

• Die verrechenbaren Stunden bestimmen Ihr derzeitiges Einkommen.
  
  
• Die nicht verrechenbaren Stunden bestimmen Ihr zukünftiges Einkommen.

Keine Regel ohne Ausnahmen: Verfügen Sie als Kanzleiinhaber/Partner einer größeren Kanzlei über Spezialwissen (z.B. Umgründungssteuerrecht, betriebswirtschaftliche Beratung, Sanierungsberatung, etc.) dann rechtfertigt diese Spezialisierung höhere verrechenbare Stunden in diesem Bereich.

Nicht verrechenbare Zeit, sorgfältig geplant und investiert, ermöglicht Ihnen, Mandantenbeziehungen zu verbessern, innovative Dienstleistungen anzubieten, neue Märkte zu erschließen und Mitarbeiter zu entwickeln. Nicht verrechenbare Stunden nicht zu beachten bedeutet, die Zukunft nicht zu beachten.

Um wie viel Zeit geht es?

Eine erste Analyse zeigt meist schnell, dass es sich bei den nicht verrechenbaren Stunden einer Kanzlei nicht gerade um Kleinigkeiten dreht. Und diese Zeit wird überwiegend unstrukturiert und ungeplant eingesetzt!

Stellen Sie sich folgende Frage: "Wie groß ist der Anteil der nicht verrechenbaren Zeit, der für Maßnahmen mit einem klaren Ziel geplant und verwendet wird?" Falls diese Zahl unter 20 % liegt, erschrecken Sie nicht. So geht es den meisten Kanzleien, was aber kein Grund sein oll, daran nicht etwas zu ändern.

Wenn man die Zeit nicht plant, verdrängt das Dringende das Wichtige. Daher besteht der erste wesentliche Schritt einer Verbesserung darin, nicht verrechenbare Stunden zu planen. Natürlich sollen und können Sie nicht 100 % der nicht verrechenbaren Stunden planen. Ein Teil wird immer durch "Verwaltung", Fachliteratur, Korrespondenz und alltägliches Kanzleigeschehen verbraucht werden, aber selbst dieser Bereich kann durch effiziente Arbeitsmethodik optimiert werden.

Ein guter Start ist, dass Sie ca. 50 % Ihrer nicht verrechenbaren Zeit klaren Aufgaben der Kanzleientwicklung widmen. Ähnliches gilt für Ihre leitenden Mitarbeiter. Auch sie sollten die Hälfte ihrer nicht verrechenbaren Zeit konkreten Projekten widmen. Zählen Sie diese Stunden zusammen. Sie werden feststellen, dass Sie über ein enormes Zeit- und damit Investitionspotenzial verfügen. Das sollte Ihnen bewusst machen, wie sinnvoll es ist, diese Zeit/Investition auch zu managen.

In welche Bereiche sollte die nicht verrechenbare Zeit investiert werden?

Ich möchte einige wesentlichen Fragen der Kanzleientwicklung herausgreifen. Überprüfen Sie für sich und Ihre Kanzlei, wie viel Zeit Sie dafür verwenden:

• Entwicklung von innovativen Lösungen für die Probleme der Mandanten
  
  
• Entwicklung von neuen Dienstleistungen
  
  
• Transfer von Wissen an Ihre Mitarbeiter
  
  
• Entwicklung der persönlichen Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter
  
  
• Entwicklung einer teamorientierten Unternehmenskultur
  
  
• Finden von Möglichkeiten der Kostenreduktion für die Erbringung der
  Dienstleistungen der Kanzlei
  
  
• Erhöhung der Attraktivität Ihrer Kanzlei, damit sie die besten Mitarbeiter anzieht und hält
  
  
• Verbessern der Mandantenbeziehung
  
  
• Vertiefen der Mandantenbeziehung durch ein umfangreicheres und/oder maß-geschneidertes Dienstleistungsangebot
  
  
• Erhalten von Empfehlungen durch außergewöhnlichen Service
  
  
• Systematisches Feedback der Mandanten zur Weiterentwicklung Ihres Serviceangebots

All diese Themen sind nicht neu. Ganz im Gegenteil, es sind "alte Zöpfe" erfolgreicher Kanzleientwicklung. Die alles entscheidende Frage ist nur, was Sie tagtäglich dafür tun, um diese Themen zielgerichtet und geplant anzugehen?

Ein erster – und wirkungsvoller – Ansatz ist, nicht verrechenbare Zeit mindestens genauso ernst zu nehmen, wie verrechenbare Zeit, sie genauso zu strukturieren und zu planen und sich selbst und alle Ihre Mitarbeiter für die Ergebnisse der Maßnahmen verantwortlich zu machen.

Die praktische Umsetzung kann in der Weise erfolgen, dass Sie in regelmäßigen Abständen (z.B. monatlich) diese Themen mit Ihren Mitarbeitern in Form eines Meetings bearbeiten. Machen Sie die Bedeutung der Aufgaben klar. Vergeben Sie Projekte mit klaren Zeitbudgets, Verantwortlichkeiten und Endterminen. Seien Sie bei den Konsequenzen für das Nichteinhalten von Vereinbarungen genauso hart, wie Sie es im Fall der Verspätung eines Mandantenauftrages sind.

Wie bei allen Dingen der Kanzleientwicklung gilt auch hier der Grundsatz: "mäßig aber regelmäßig". Der Erfolg wird sich einstellen. Nein, er ist dann einfach nicht aufzuhalten. Unterschätzen Sie daher nicht die Bedeutung der nicht verrechenbaren Stunden. Es geht um Ihre Zukunft.

Hinweise zum Autor

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 20.02.2008, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.

09.02.2012

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